七、准备会议用品和设施课件.ppt

七、准备会议用品和设施 1、会议用品和设施的种类 2、准备会议用品与设备的要求 1、会议用品和设施的种类 1）必备用品 （1）文具用品：纸、笔、本册等 （2）桌椅、台布 （3）茶具 （4）扩音制备、照明设备、通风空调设备等 2）特殊用品 不同性质的会议对用品的准备的要求不同。 2、准备会议用品与设备的要求 1）会前制定计划： 所需物品和设备的清单，包括名称、型号、数量 物品和设备的来源，如租借、调用、采购 预算所需的费用 2）落实专人负责。 3）提前准备到位 4）以实用、节约为原则。 案例：会前准备应如何做？ 波杨公司准备在本市的黎明大厦召开大型新产品订货会，参加会议的有全国各地人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。公司没有放映机，租借任务就交给了秘书小刘。会议召开时间是8月9日上午10点整，资料放映是10：15。小刘打电话给租赁公司要求在9日上午9：45必须准时把放映机送到黎明大厦会议厅。 9日上午，会议开幕前，大家正紧张地作最后的准备工作。小刘一看手表，呀，已经9：50了，放映机还没有送到。小刘立即打电话去问，对方回答机器已送出。眼看各地来宾已陆续进场，小刘心急如焚…… 会务准备要细致、周密 某地召开党代会，会务组会前起草的“大会开幕式程序”中列有“播放国际歌”一项。审稿时改为放在闭幕式进行，最后定稿时领导把此处改为“奏国歌”。会务组负责人凭印象只记得已删掉了此项程序，对开幕式上“奏国歌”一项未作准备。 当主持人在大会上宣布“奏国歌”时，无法播放，一时形成冷场。 推迟的大会开幕式 某市精神文明表彰大会还有15分钟即将召开。主席台上摆满了鲜花，与会者陆续到达，领导也到休息室等候。负责这次会议的市政府办公室田主任习惯性地在周围巡视者，一位记者建议说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。田主任一想“有道理”。于是立即将全体会务人员调到主席台上，要求重新布置，搬走部分鲜花，在背景两侧各插上三面红旗。有人提出时间恐怕来不及。田主任自信地说“时间是够用的，干吧！”主席台大幕被重新拉上了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。 15分钟过去了，主席台并没有像田主任估计的重新布置好。大会被推迟了20分钟才开幕。市政府领导对此很不满意，批评了田主任，这件事在与会者中也造成了不良的影响。 例题分析： 1、公司要召开一次小型会议，决定工作小组领导人的换届选举，请根据会议需要准备会议用品。 会议必备物品的准备： 文具用品。如纸笔本册等 桌椅、台布 茶具 扩音设备、照明设备、空调设备等 会议特殊用品的准备： 选举用的投票箱、选票 会议装饰用品：如会标等 例题分析： 2、某公司要召开一次新闻发布会，作为秘书应如何准备会议用品？ 会议必备物品的准备： 文具用品:如纸笔本册等 桌椅、台布 茶具 扩音设备、照明设备、空调设备等 会议特殊用品的准备： 录音录像设备 会议装饰用品如会标、标语、花卉等 回家作业 X公司年终召开先进个人和先进科室的表彰大会，（其中先进个人15人，先进科室3个） 回答: 1、所需的会议用品有哪些 2、准备会议用品时应注意哪些问题