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档案管理学第六章档案的保管工作

教学目标: 1、了解档案保管工作的内容,理解档案保管工作的意义,掌握档案保管工作的任务。 2、了解档案包装材料的类型和库房建设及组织的要求,掌握库房管理的规范及标准、制度及措施。 教学重点: 库房的管理 教学难点: 1、库房管理的规范及标准。 2、库房管理的制度及措施。 2、对档案本身进行日常的科学管理。 3、采用一定的技术手段和措施,对破损的档案实行修补和复制,以延长档案的寿命。 二、档案保管工作的任务 (一) 防止档案的损毁 档案从它产生之日起,就处于不断地老化和损毁过程中。档案的损毁主要有两个方面的原因: 1、社会原因 主要表现在:一是由于某些政治集团为了政治利益或其他原因,对档案进行有目的、有计划地损坏。二是由于管理不善,使得档案在管理利用过程中遭到破坏。三是由于档案在管理和利用过程中,难以避免地发生档案的老化。 2、自然原因 主要表现在: 一是档案自身的原因,即档案的制成材料的自然损毁,例如纸张、胶片、磁带等载体材料,墨水、油漆等书写材料,油墨等印刷材料及印泥等附着材料,这些材料随着时间的推移会发生老化,造成档案的损毁。 二是档案所处的环境和保管档案的条件,例如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等原因造成的档案的损毁。 档案的保管工作,就是要掌握档案损坏的原因和规律,采取有效的技术措施和方法,最大限度地消除导致档案损毁的各种社会的和自然的因素,把档案的损毁率降低和控制在最低限度。 (二)延长档案的寿命 采取有效的技术手段和措施,尽量延长档案的寿命,是档案保管工作的主要任务之一。建立符合档案保管要求的档案库房,改善档案保管的条件,去除档案本身不利于耐久性的因素,增强档案对外界不利条件的抵御能力,缓解档案的老化趋势,建立健全档案保管和利用中的监督控制机制,尽量控制档案的人为损毁,提高档案复制修复等技术手段,以延长档案寿命。 (三)维护档案的安全 维护档案的完整与安全是档案工作的基本要求,而档案保管工作是实现维护档案完整与安全的重要环节与直接手段。 维护档案的安全: 一是维护档案的物质安全,即保证档案这种特殊的物质载体安全地存在下去。 二是维护档案的政治安全,即采取一切安全保密措施,防止档案失盗失密。 三、档案保管工作的意义(略) (一)档案保管工作是延长档案寿命、防止档案失盗失密的可靠保证 在保管档案的过程中,通过防光防虫、降温除湿、修补复制等技术手段和措施,防止档案的损毁和老化,为档案的长久保存提供了可能。同时,通过采取一系列的防盗保密措施,保护了档案的物质安全和政治安全,保护了国家机密。 (二)保管工作对整个档案工作有重大影响,在一定条件下有决定性影响 档案保管得好,就为整个档案工作提供了物质对象,这是档案工作赖以存在的最起码、最基本的前提。档案保管得不好,杂乱无章、或者损坏严重,就会影响档案其他业务工作的进行,从而影响整个档案工作水平,影响档案保存和利用价值。 四、 档案保管工作的基本原则(略) (一)尊重全宗 兼顾类项 主要是对档案馆来说的。在我国,综合性档案馆都应按全宗进行管理档案。一个全宗内的档案有着内在的历史联系,是一个有机的整体,在保管过程中不能将它们拆散,也不能将它们与其他全宗的档案混放在一起。各类专业档案馆,应按专业或工程项目进行分类保管。 (四)加强重点,照顾一般 在所有档案中,有些档案有特殊的价值,需要永久地保管。对于这些珍贵的、重要的档案,应采取重点保护措施,进行单独保管,库房条件要好,库内设备要新,档案装具先进,有专人进行保管,以此来延缓档案的老化蜕变,最大限度地延长档案寿命。当然对于一般档案也应尽可能保管好。 (五)勤俭节约,降低费用 保管档案,必须具备一定的物质条件,具有一定的技术设备,这都需要有一定的资金的投入。因此,各级各类档案部门,应在考虑保护档案、延长档案寿命的基础上,从自身条件出发,合理利用资金,尽量降低档案保管费用。 第二节 库房的管理 一、档案库房的建筑要求(略) 库房建筑是否符合档案长期安全保管的要求,将直接影响到档案的寿命。库房的建筑对于档案的保护有重要的影响。建造档案库房,应遵循一定的原则: (一)库房建筑地址的选择 档案库房建筑地址的选择应符合下列要求: 1、库址应选在地势较高、场地干燥、排水通畅的地段。不应选在江、河、湖泊或地势低洼的地方,也不应选在地下水位高的地方。 2、库址应选在空气清洁和空气流通的地段,不应选在工矿企业区,也不应在其下风处,以避免有害气体及灰尘对档案的不利影响。 3、库房在档案馆中应集中布置,自成一区,与其他建筑应有一定的距离。不应选在邻街位置,也不应选在易爆物附近,以确保

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