公司被起诉后公司法务要做好这十件事.docVIP

公司被起诉了？不要慌！公司法务要做好这十件事 对于公司法务来说，似乎没有比收到一纸诉状更让人焦躁不安了。如果你“恰好”在诉讼方面还没有任何实际经验，那这份诉状可能会引起你内心的巨大恐慌，让你不知道接下来应该做些什么。不过，就算对诉讼有非常丰富的处置经验，大部分公司法务在着手仔细研究案件情况和材料之后，恐怕也会开始觉得焦虑。这篇文章介绍了公司法务在接到诉讼时需要做的十件事情，会让您在遇到类似的风险时，能够有条不紊，最大程度上的坦然面对这些挑战。原作者/斯特林·米勒?20年的从业经验，曾任纽约交易所上市公司Sabre Corporation及美国最知名的旅游在线平台T的总法律顾问、公司秘书及首席合规官 作为公司法务，在接到诉状后，你一定要尽快完成清单上的十项工作，尤其是当案情比较重大、标的额较高，CEO会随时打电话询问诉讼最新进展的情况下。看完这份清单，你至少有十件马上就可以着手开始做的工作。 作为一名曾经的诉讼律师，我常常会从外聘律师的角度目睹不同公司法务的应诉状况。随着经验的积累，我总结出了一套标准的应诉“待办事项清单”。之所以要整理这份清单，是因为我发现，公司法务在“兵荒马乱”地进行应诉准备过程中很容易会遗漏某些重要的基础性工作，而这些工作对日后的当庭辩护或者庭下和解却至关重要。以下就是公司法务在公司被诉时应该做好的十件事。 1、仔细阅读原告提交的诉状 深呼吸几次，找个安静的角落，认真阅读原告的诉状。第一遍阅读的时候，先大致浏览，了解原告起诉的具体诉由，如果看到你认为不合理的地方，先不要着急，因为原告陈述的可能并不都是真实的情况。完成第一遍的阅读后，你需要接着再逐句阅读第二遍。记住，在你汇报诉讼情况的时候，业务部门问你的第一个问题肯定是“这起案件起诉的是什么事情？”你要带着这个问题阅读诉状。要反复确认诉状中的当事人的确是你所在的公司，而不是拼写错误或者类似名称的其他公司/机构，同时需要检查诉状在送达时是不是存在错误。回想一下，涉案的合同是否存在仲裁或者纠纷解决的固定步骤，如有，那原告是否遵循了这些规定？类似的错误常常会出现，而这些错误会给你的公司提供更多的应诉准备时间。 2、准备一份简要的案情说明 这份案情说明能有效地帮助你集中注意力解决案件的核心问题，这份说明当中应当包含以下基本信息：案件当事人、法院所在地、主审法官、原告的诉由、原告主张的赔偿（金钱赔偿的数额、是否申请禁止令等）。你还可以开始罗列你所在公司的辩护理由和主要依据。 3、确定关键书面文件和证人 在撰写案情说明的时候，你可以顺便列出一份与案件有关的或出现在诉状里的关键文件清单，包括合同、电子邮件、ppt等等，并依照这份清单尽早收集所有文件。如果诉状里提及任何具体的公司雇员，那你还需要着手列出一份关键证人名单。如果诉状本身未提出具体的公司雇员，那你需要认真考虑一下与案情有关的业务部门，该部门中有哪些人可以帮助你确定涉案的关键证人，并帮助你查找、收集所有关键的书面文件。 4、公司内部的诉讼证据保留 这件事一定要马上做！现在的诉讼很多时候更像是在证据开示环节的一个“抓小辫子”的游戏，而不是当庭就实质性的法律问题进行辩论。在公司内部进行诉讼证据保全（litigation hold）就显得至关重要。充分利用你在第3步准备好的列表，确定你要联系哪些公司雇员，以确保能“一个不漏地”通知他们保留与案件有关的重要文件，这里所说的重要文件包括纸质文件、电子文件、草稿、日程安排、即时通讯软件里的信息等等。你应该在平时准备好一份格式化的《诉讼证据保留通知》。在诉讼证据保留阶段，你应该尽可能多地保留所有证据。公司法务需要把握诉讼证据保留的方向。随着案情的发展，公司法务还要不断更新、修改需要进行诉讼证据保留的部门及雇员名单，定期（每月或每季度）提醒相关人员注意案件相关文件的保存，甚至应该要求他们发送回执，明确自己已经收到《诉讼证据保留通知》并理解自己的相关义务。 5、谁需要了解案件情况和进展？ 如果案件标的很小，那只需要几个人知道即可。但如果是一起重大诉讼案件，那公司法务就应该及时通知首席执行官（CEO）和首席财务官（CFO）以及其他公司董事会成员、全体高管层。作为公司法务，你要时刻牢记：公司高管通常无法从法律层面充分了解案件情况。因此，你可能需要给他们提供一些有关诉讼程序及相关法律法规的基本介绍，以免高管层紧张过度。同时，由于诉讼案件的高度公开化，媒体也会高度关注一些他们感兴趣的案件。比如，媒体就特别关注那些员工起诉公司的劳资纠纷案件。因此，除非案件非常简单或标的很小，公司法务应该与公司的公关团队及时沟通，以便他们了解案件的最新进展。事先准备好一份媒体声明，会在关键时刻起到“救命”的作用。如果你所在的公司是一家上市企业，你还需要立刻通知投资者关系团队以及披露委员会，可能还要着手准备做重大