电子文件管理研究——中国首届档案学博士论坛综述之二.pdfVIP

电子支件管理研究 ——中国首届档案学博士论坛综述之二 。薛匡勇 现代信息技术的迅猛发展与J。泛应用，使电子文件 外学者就电子文件管理中的一系列基础理论问题与应 多少有些不期而至地猝然降临到档案工作者面前：电子 用性课题进行了研讨，提出了各自的真知灼解： 文件的非人工识读性和对系统的依赖性使得人类无法 一、电子文件管理的基础理论问题 凭藉自身的器官直接识读和理解这些构成电子文件的 代码序列，电子文件的制作、处理，乃至归档后的全部管 鉴于电子文件的诸多特性，学者们认为：电子文件 理活动都必须借助于计算机系统才能实现；电子文件信 的管理将不同于纸质文件的管理，但一些高层次的、抽 息与特定载体之间的可分离性使得文件的信息内容不 象的原理应该是相同的。因为与纸质文件相比，电子文 再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的 件虽然在生成、运转、传输和利用方式等方面发生很大 物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转 变化，但它作为特定形成者社会活动的历史记录这一本 换，可以根据需要随时改变或扩展、缩小其存储空间；电 质属性是不变的，档案工作者必须保证档案永久可靠与 子文件中的信息是可流动的，具有相对独立性；电子文 完整的历史职责是不变的。为了奠定电子文件科学管理 件的生成与传输方式、电子文件多元信息的集成性使得 的理论基础，多位学者对电子文件定义、来源原则、生命 调用若干个数据库中存储的数据“合成”文件将成为文 周期理论等档案学基本理论进行了全景式的研究： 件制作中经常使用的方法。这种“虚拟文件”的“合成命 陈子丹先生基于中外电子文件定义的比较研究，认 令”是程序，计算机执行一定的程序，可以将相关信息要 为：不同的定义反映了人们不同的认识水平和思维方 素经逻辑组合形成一份文件，如果不将其全文保存下 式，以及不同的观察角度与表述方法。给电子文件下定 来，这份虚拟文件将不复存在；电子文件信息的易更改 义，是对电子文件这一客体事物进行理论抽象，认识电 性使得增删、更改电子文件的信息内容不仅十分容易而 子文件特点的一种手段，其核心在于揭示电子文件的特 且可以不留痕迹．．．…· 征或本质属性。他从彼此相互异同的定义中，归纳出了 凡此种种的特点，决定了电子文件作为文件的一种 构成电子文件定义内涵的基本要素，即：(1)电子文件产 存在形式，虽然具有文件的基本特征，文件、档案管理的 生与形成的前提与基础；(2)电子文件的载体形式和信 一般原则对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作 息形态的记录方式；(3)电子文件的主要特征与本质属 用，但由于：电子文件需要自其生成那一刻起就作为档 性。 案加以管理；背景信息必须作为元数据保存：“文件”只 黄霄羽女士认为：来源原则是国际档案界公认的档 是一个逻辑上的而不是实体上的概念；电子文件可以在 案专业的基本原则，在当今的电子文件时代，来源原则 任意地点被保存和查询等多方面的原因，具体的管理方 仍然是档案专业的基本原则。但电子文件时代的来源原 法必将发生根本性的变革。因而，对于习惯了与纸张等 则并非只是对传统来源原则的机械肯定和简单重复，而 有形物质载体打交道的档案工作者而言，电子文件的管 是一种透过现代信息技术发展和文件载体更新的表象， 理是一个全新的课题。 更加深入地把握档案专业基本原则的辩证回归，是对来 为了迎接电子文件所带来的强劲挑战，为了更为有 源