电子档案在自考管理中的应用.pdfVIP

10 濑现代化管理 《浙江档案))2003 自学考试考籍档案是自考生从首次报名、考试到 失证明、崩人单位毕_k证书验证等{聂为繁多．需频繁调 最后毕业这个过程中各种情况和各科考试成绩等的历 阅档案。据不完全统计，每年累计有20余力次。 电硭录，内容包括考牛报名登记表．合{千}谍程斌卷，免 二、自考电子档案的管理 号、转考材料，j也规舞弊材料及奖惩材料等。自弩生电 维护自考电子档案真实性的管理措施主要应从 子档案就是将这些信息采用键盘录入、光电闺读擞码 管理制度和管理技术两方面予以保证。 照相等方式输人计算机，以数据库和图像等形式存人 (一)管理制度方面的要求： 存储介质(如磁盘、光鲁等)．供查询、转考和毕业审定 1、职责分明。自考档案管理人员应该对其制作的 等使用，是考试机构管理成绩及颁发文凭的首要依据。 文件梢案负有全责，非管理人员只允许用只读形式凋 rL世纪八_卜年代自学考试制度创市之初，自考生 阅，以防误操作或有意删改等造成信息失真。 档案主要是传统纸厦档案，人均一袋，，每次考后建档T 2、厦时归档。各类考∞武f!I结柬后，应对当砍骘试库 作都耗费大量人力、物力和财山．办公场所多数被考生 (考生基和掎况库、课程库、成绩库等)的完整性、直吏|生． 档案所挤占。如何改，巫这种状况，彻底摆脱原始低效率 可靠性进行争面、认真的检查。确认商骺及时入库，并做 的手I：操作是考试机掏亟待解决的问题。唯的办法 好备份，以防在分散状态下发生信启损失和坐动，对出现 是“电子档案取代传统纸质梢案。1987年，浙江省自 差错的成绩等重要信息的更观懒严格嗄行审批手续， 学号试考务考籍计算机管理系统率先通过部级箍定， 3、保管严密。归档电了档案应使用只读介质(光 1988年起全而启用电子档案．以取代传统纸质档案． 盘)作为存储介质。要定期进行安全性、有效性检查， 不再长期保存试卷。随着芍务考籍计算机管理系统在 发现载体或信息有损伤时，及时栗取维护措施。进行修 全吲的普及和推广，电了档案的高教管理、快速查询、 复或拷贝。电子文件入库载体不得外借．只能以拷贝的 节省档案存放空间和能长期保存等优越性被逐渐认 形式提供使片I。 识和接受，它满足了自学考试事、『k发展口益频繁的档 4、建立记录系统。电子档案形成后因考试管理系 窠查询需要，最人限度为考生和社会服务， 统升级等原凼而造成载体和格式转换．包括争眦、课拌 一、自考电子档案的特点 代码及名称的改变，准考证号的升位等改变自身的存 自学考溃这种教育形式特点，决定了白考电子档 在形式时辱做好必要的记录，记载文件的形成、管理和 策除具备所有普通电子文档的特性外，还有一些自身 使用情况．以此证实其内容的真宴性。 特皂．t贾表观为： 5、分组管理、相互牵制。自考电子档案应在省绒考 1、种类繁多．按档案内容可分为文书娄，考务、考 试机构统一领导下，实行省、市、县(市、区J』级保管 籍炎，命题类(绝密)，助学类．教材．图书资料类，基 的原则。在横向不同管理部门或㈦一部f】不同人员 建，设备类，照片(图片)粪、会计类等八大类，其中义 之问建立独立的备份；在纵向各级萼试机构之间要 姒存储弩啦基本情况、号试成绩等内容的萼务考籍档 形成各自完整的辖区山电子档案。以防止任何一方 颦为主；按访问性质可分为在线梢案(硬舟)和离线档 更改、丢火或损坏。 案(CI)HOM)。