电子档案的法律效力初探(1).pdfVIP

电子文件的管理与利用 电子档案的法律效力初探 方开玉 随着办公自动化程度的提高和电子计算机的普及，人们的社 会活动和科技生产活动的记录越来越多地产生于电子工作环境， 相互交流的手段和信息的传递也将从纸质走向电子载体，纸质文 件越来越多地被电子文件所替代。因此，电子文件和随之产生的 电子档案的管理是本世纪末和下世纪初研究的重要课题，特别是 电子档案的可靠性及法律效力是当前摆在档案界的一大课题。 ，电子档案在目前的诉讼中证据性不能得以确认的原因在于它 的可靠性问题。众所周知，传统意义上的档案的内容与其所依附 的纸质载体是不可分离的，它们是同生同灭的一体关系，文件的 原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中，这 正是人们所熟知的“原件”的概念。“原件”的基本条件应包括 特定的文字、图表、声像等信息内容。记载信息的形式有法定固 用的签署、印章；记载信息的载体是由特定的作者在特定的时空 条件下制作完成的实体材料。若上述中的任何一项发生了变化， 人们都有理由对它的原始性表示怀疑，进而影响到它的法律效 力。然而，对于电子文件而言。由于其信息与载体的相分离性， 信息的物理结构与逻辑结构间的差异性、可变性及相对独立性， 决定了电子文件不再存在“原件”概念的事实。再者，由于电子 文件的信息都是以标准的数字编码方式存在于计算机内，信息内 容显示或打印输出的形式，包括排版格式、字体、字号、颜色等 将由操作者的需要和喜好所定，从而也决定了电子文件不再有信 息形式的原始性。相对传统的档案来说，电子档案原始性、真实 18】 全国新千年档案学理论研讨会论文集 性、完整性的确认条件己被降到了最低极限，如何维护和确认电 子档案信息内容的可靠性及法律效力，是摆在档案工作者面前的 一道难题。 一、电子档案的特性 解决电子档案的可靠性问题一是必须了解电子档案的特性。 电子档案的特性是由电子文件的特点决定的，主要有： (一)依赖性和不可识别性。电子文件的产生依赖于电子环 境，因此，电子档案同样依赖于计算机的软硬件、数据库及网络 系统等，相对纸质文件而言不能直观地阅读，而依赖于电子环境 才能阅读和识别。 (二)载体的多样性。电子文件的载体可以是磁盘、磁带， 也可以是软盘、光盘、缩微胶片和任何将来可能使用的高容量的 存储介质，所以，电子档案的载体同样呈现多样性的特点。 (三)不稳定性。电子文件的不稳定性决定了电子档案的不 稳定性。因为电子文件依赖于一定的技术和设备，而电子技术和 设备的更新换代异常迅猛，所以，用户很难了解和掌握这种变 化，给电子档案的有效利用造成一定的影响；电子档案的载体相 对于纸质档案的载体对保存环境的温度、湿度、防磁性、防病 毒、抗破坏以及保密安全等要求很高。若保存电子档案载体的条 件达不到要求，则载体极易发生变化。 (四)易更改性。电子档案的信息内容可被方便又不留痕迹 地增、删、改，而纸质档案信息内容的任何细微修改，都会留下 程度不同的痕迹。 (五)信息共享性。电子档案不受时间、空间的限制，特别 是电子档案网络化后，能为无数用户提供检索利用，实现信息资 源共享。 (六)动态性和虚拟性。电子档案是一种虚拟文件，电子档 案的组卷往往不是物理形式而是以虚拟文件形式实现，信息独立 182 电子文件的管理与利用 分存各处，只有检索利用时才将其按一定的逻辑结构排列组合。 呈现在用户面前的是形似文件，其实是一种虚拟文件。 (七)电子档案的物理结构和逻辑结构间的差异性、可变性 及相对独立性。所谓信息的物理结构是指其存储在载体上的位置 及分布情况，而信息的逻辑结构则是指信息自身内容的构成关 系，如章节、段落、顺序等。在一个电子文件中其正文、图表、 批示、附件等可以不按文件的逻辑顺序存放在一个载体上，甚至 不必存放于不同的载体，而不影响其正常的输出显示。另外，在 电子文件的流通和信息处理过程中，其物理结构经常会发生变 化，而逻辑结构保持不变。对于纸质文件而言，信息的物理结构 和逻辑结构是完全一致的不可分割的整体关系，因此，人们无需 在意文件信息的物理结构、逻辑结构和概念。