2005考研英语最新题型应试指导—应用文写作私人和公务信函.doc

应用文写作 私人和公务信函 　　一、概述 　　 书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。 　　英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。 　　1.信端（Heading） 　　信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 　　西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。 　　信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。 　　信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。 　　采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。 　　例如 　　（1）并列式 　　16 Fuxing Street 　　Haidian District 　　Beijing 　　Post Code: 100035 　　People’s Republic of China 　　Tel:　　Aug. 20, 2004 　　（2）斜列式（Indented Form） 　　16 Fuxing Street 　　Haidian District 　　Beijing 　　Post Code: 100035 　　People’s Republic of China 　　Tel:　　Aug. 20, 2004 　　写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后与其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。 　　如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。 　　特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如 New York, 103），表示城市的邮政编码。 　　关于发信日期的写法，应注意以下几点： 　　①年份应完全写出，不能简写。 　　②月份要用英文名称，不要用数字代替。 　　③月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。 　　④写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词，简单明了。 　　日期可有下列几种写法： 　　① Oct. 20, 2004 　　② 10 May., 2004 　　③ 3rd June, 2004 　　④ Sept. 16th, 2004 　　其中，①最为通用。 　　2.信内地址（Inside Address, Introductory Address） 　　信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如： 　　①并列式 　　Ms. Joanna Kerry 　　Peking University 　　Haidian District, 100871 　　Beijing 　　China 　　②斜列式 　　Ms. Joanna Kerry 　　Peking University 　　Haidian District,100871 　　Beijing 　　China 　　3.称呼（Salutation） 　　对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，