城建电子档案工作之我见.docVIP

城建电子档案工作之我见【摘 要】随着城建档案信息数字化工作的深入开展，建设领域电子文件、电子档案大量产生并广泛应用，城建电子档案工作不容忽视。本文对城建电子档案的特点、城建电子档案管理中存在的问题以及做好城建电子档案管理工作应当采取的措施提出了自己的想法和建议。 【关键词】城建；电子档案；建议 当今社会已经进入数字化发展时代，随着信息化的迅猛发展，大量的电子文件和电子档案产生并广泛应用，如何将这些记载城市建设活动和发展历程的电子档案接收、保管和利用已经成为我们城建档案部门的工作之重。 一、城建电子档案的特点 城建电子档案一是具有非人工识读性和系统的依赖性，只能通过计算机进行处理、传输和读取。传统的文件内容是以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人工可以直接识读，而电子档案的信息是以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，成为人类无法凭借自身来识读的文件信息。电子文件存储的时候需要编码，信息检索，阅读时需要解码，这样的过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，否则电子文件将无法产生和无法阅读，电子文件对系统的依赖性是它的一大特点，同时也是电子档案管理中的一大难题；二是不再具有固定的存储载体，可以记录在计算机能够阅读的任何介质上。根据利用者的需求，可以采用不同的方式输出。由于电子信息的内容不会永远和特定的载体相连，所以载体仅仅成为每一个特定时刻文件内容的承载物，电子文件具有高密性和信息的灵活性，具有信息的易变性，可以根据需要对文件的内容、字体等进行修改，且改动后不留任何痕迹。三是与纸质文件相比电子档案归档是一项艰苦细致且难度较大的工作。由于大多数电子档案的形成者对电子档案的归档不重视，或怕增加工作量而不愿承担此项工作而忽视其归档。 二、城建电子档案管理中存在的问题 1、电子档案原件的真实性和电子档案内容的保密性问题。电子文件、电子档案很容易被删改且不留任何痕迹，在使用计算机形成电子文件档案的过程中，形成者无法留下自己的笔记，单位负责人无法在形成的电子文件上签发，日后难以确定电子档案的真实性和权威性。另外，在网络的任何终端设备都能索取到存储在某一设备上的电子文件，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端，对在一段时间需要保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题带来了极大的威胁。 2、电子档案保管的安全性问题。随着办公自动化的不断深入，许多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息都将在网络中进行，人们只要操作键盘就可以得到电子信息，这种方法为档案的归档存储简化了程序，同时也方便面了利用，但是如果出现了网络安全事故或其它方面故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失，因此，必须做好电子档案保管的绝对安全，进行存储备份，做好利用权限限制。 3、对电子档案认识不足，电子档案管理存在不少误解电子档案管理软件缺乏统一性。有些人习惯上认为纸质文件材料才是档案，而将电子档案拒之门外，或者作为资料和副本保管。随着信息化时代的到来电子档案产生的快速性和方便性，对计算机存储的文件特别是重要文件及时打印备份，过份依赖计算机，一旦计算机出现故障，会造成文件的丢失，相反，有些人对所收到的电子文件统统打印，事无巨细，不仅导致大量浪费，也给电子文件的归档管理带来难题。计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要，档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的管理软件，势必会影响到互相之间的利用以及互联网资源共享。 4、专业人才的培养是亟待解决的问题。电子文件归档及其电子档案的管理，都要求档案人员必须具备一定的计算机知识和较强的业务知识，然而，目前的档案部门缺乏既懂档案知识又熟悉计算机专业技术的人才，这在客观上制约了电子档案工作的现代化和电子档案的发展。 三、做好城建电子档案管理工作的对策 1、更新观念，加强组织领导。电子档案的出现，对人们来说还是一件新事务，对这样的事务只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识，城建档案部门要加大宣传力度，强化依法治档的意识，尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识，才能保证材料的顺利归档。目前，一些传统纸质档案下的工作流程、工作方式和工作思路可能不适合电子档案工作，电子档案不是一个部门的事情，需要多部门合作、协调，会涉及现行的管理规范，工作流程、牵扯到一些约定俗成的工作方式和利益关系，甚至由于部门利益产生分岐，这就需要对此进行改变、调整，就需要领导的支持和协调，才能使电子档案管理工作顺利进行。 2、制定一系列配套的法律法规、规章制度、技术标准。为了保证电子档案的完整、安全和电子文件管理的高效科学，必须由相关的法律法规和各种技术标准来支持，还应包括电子文件与网络有关的法律、法规、制度，网络各级系统保密制度、验