文秘考试复习资料1.doc

考试复习资料 秘书学作为一门独立的学科，在中国内地产生于（20世纪80年代） 秘书学能在20世纪80年代兴起的原因： （1）当代管理科学的发展，促进了秘书学的产生。 （2）要改变秘书工作的落后状况，必须把秘书学的研究提上日程。 （3）新技术革命浪潮的冲击，向秘书学研究提出更高的要求。 3.秘书监最早出现在（东汉桓帝时期）“秘书”一词最早出现于汉代 从（服务的对象和经济来源）划分可分为（公务秘书）（私人秘书） 接打电话的原则与要求：表达规范、正确 语言简洁、高效 保密 注意时间 社会调查的基本类型：全面调查 非全面调查（典型和重点调查定义及区别典型调查、重点调查、抽样调查、综合调查） 7.秘书信息工作的基本要求：准确 及时 适用 8.信息传递的要求：迅速 7.我国最早的秘书工作萌芽于原始社会末期部落联盟时期。我国最早的秘书工作者是史官。史官的出现是秘书工作诞生的一个标志。我国古代最早的秘书机构是——太史竂，产生于商朝，完善于西周。夏朝是我国国家秘书工作产生的标志。 8.武则天时，设匦使院，可以说是中国封建王朝中最早受理来信的机构，类似于今天的信访工作部门。 9.南京临时政府于1912年1月还颁布了《公文程式条例》，新政权使用“令、咨、呈、示、状”五种新公文。 10.优化办公环境的原则：.舒适。和谐.实用。安全 文书档案的保管期限定为永久 长期（16-50年） 短期（15年以下）三种 归档时间：移交时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年下半年。 文书从行文关系上可分为：上行文 下行文 平行文 文书按保密等级来分可分为：绝密（时间不超过30年）、机密（时间不超过20年）和秘密（时间不超过10年） 《办法》规定，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。” 议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 14.函: 函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务 4.名词解释 秘书：根据中华人民共和国原劳动和社会保障部制定的“秘书国家职业标准”把秘书视为一种职业名称。秘书是指专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员，适用一切机关团体从事以及有志从事秘书的人员。 秘书机构： 广义的秘书机构，指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。 狭义的秘书机构，指承担以办文办会为主，专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科等。 办公环境：办公环境是指一定的组织机构的各部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。 优化办公环境，简言之，就是通过对办公室自然环境加以合理的设计(Planning)、控制(Controlling)和组织(Organizing)，使其达到最优状态。 会议简报，是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的建议，意见和会议决定的事项。 调查研究： 是指人们在社会实践中，对客观的实际情况进行了解和分析研究，以认识其本质和发展规律的一种自觉的行动。 信息筛选是指从四面八方传来的大量而繁杂的信息中，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，从中挑选出有价值的信息。 信息加工是指将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高质量。信息的整理是整个信息工作的核心。 立卷 就是将办理完毕的零散文件，根据它们之间的联系，分门别类的组成一个或数个案卷。 归档：就是指文书部门将办理完毕的文件材料整理立卷后，交档案馆或档案室保存的过程。 档案（档案法中） 就是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 简答： 1.如何灵活运用文卷的六个特征？ 问题特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通信者特征。 问题特征：将文件内容反映的同一事件、同一人物、同一问题或同一工作性质组合在一起.其优点是可保持文件的内在联系,反映某一问题的全貌，又便于查找利用。 时间特征：将属于同一时间（同一年度、同一季度、同一月度）的文件集中组案。其优点是便于查考一个单位在不同发展阶段的情况。按时间特征组卷，对跨年度的文书应视不同情况采取灵活变通的方法。 名称特征：将文件名称相同或相近的集中立卷。文件名称往往是文件效能和作用的反映。把名称一致、保存时间相近的文