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冶金工业信息标准研究院 档 案 管 理 办 法 第一章 总 则 第一条 为了进一步加强我院档案管理工作，充分发挥档案的作用，更好地为我院改革、发展和科研、经营、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局有关档案工作的规定，结合我院实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的档案是指我院在科研、经营、管理和其他活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。 第三条 档案工作是我院重要的基础工作之一，是衡量我院工作质量和管理水平的重要依据和标志。我院各级组织和各个部门及其工作人员都有保护和依法移交档案的义务。 第四条 为完整、准确、系统、安全地保管档案和更好地开发利用档案，我院档案工作实行统一组织，按专业分级管理。 第五条 档案管理列入全院科研、经营、管理工作中，纳入各级领导和工作人员的岗位职责中。在制度建设、人员编制、岗位设置、经费预算、办公条件、库房、设备各方面给予档案工作必要的支持和保证。 第六条 各专（兼）职档案人员要努力学习专业知识，不断提高业务水平，积极采用先进技术，大力开发档案信息资源，改善服务态度，创新服务方式，提高服务质量，努力为院的改革、发展和科研、经营、管理等各项工作提供良好的服务。 第二章 机构设置及职责 第七条 设置档案室。档案室既是我院档案工作的归口管理机构，又是永久保存和提供利用档案信息资源的服务实体，负责档案工作的统筹规划、组织协调，履行管理、监督、指导和提供利用的职能。 第八条 档案工作人员履行以下职责： 1．档案工作人员必须认真贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令、法规，热爱档案事业，遵守纪律，忠于职守，保守秘密，接受档案业务培训并具备专业知识； 2．规划、协调全院档案工作； 3．草拟全院档案工作的规章制度，并监督、检查执行情况； 4．指导部门档案业务； 5．收集、征集、整理、保管全院各类档案及有关资料； 6．鉴定开放档案并提供利用； 7．参加全院信息工作的整体化建设，努力实现档案管理、利用的现代化，编辑档案史料，编制检索工具，积极研究开发档案信息资源； 8．开展档案政策、法规的宣传教育活动。 第九条 与各部门主管档案工作的领导和兼职档案员组成我院档案工作管理网络。各部门必须有一名负责人分管本部门的档案工作，至少配备一名兼职档案员，负责跟踪本部门文件的办理过程以及档案的收集、整理、归档和定期向院档案室移交工作。 第十条 档案工作人员（包括专职人员和以做档案工作为主的兼职档案员）属档案专业技术人员，单位按照国家的有关规定对档案专业技术人员进行专业职务的评定和聘任。保持档案工作人员的相对稳定。 第三章 经费、库房与设施 第十一条 档案工作经费列入职能部门管理经费预算。 第十二条 档案室应具备档案加工整理与阅档环境、符合永久保存档案的库房条件，配备必要的装具、设施，积极采用先进技术，确保档案的完整与安全，保证档案数据库建设和信息化所需。 第四章 档案的收集、征集和归档 第十三条 档案是院历史的真实记录，是院的宝贵财产。由于它的原始性和唯一性，决定了档案是任何资料都不可代替的。各部门都必须依法归档，任何部门或个人不得拒绝归档、更不得将档案材料据为己有。 第十四条 凡公务活动中形成的应该归档保存的各种载体、形成的材料，各部门均应按照各种门类档案实施细则，对本部门材料进行系统的整理和归档，在规定时间内向院档案室移交。各部门公派出国和国内出差人员，应在当年向院档案室移交相关公务档案；领导干部和在职员工因工作变动必须交清相关公务档案，方可办理调任或调动手续。 第十五条 凡归档的文件材料，行文部门应按照国家有关公文处理的规定，严格办文程序，做到规范管理，杜绝不规范公文的产生，确保档案质量。 第十六条 公文办理完后，文件材料应及时收集、严格管理、随办随归，认真填写归档文件材料目录。 第十七条 移交档案应填写移交目录，办理交接签字手续。移交目录一式两份，移交、接收双方各执一份。 第五章 档案的管理 第十八条 档案室负责对我院文书、科研成果、技术标准、基建、设备、证件证书、人事等档案实行集中统一管理；对会计、党群等其他档案以及公司系统的档案实行统一组织，按专业分级管理。 第十九条 对已经归档的档案进行分类、编号、排列、上架及保管。 第二十条 对保管期限已满、已经失去保存价值的档案，档案室应与有关部门共同协商，组织鉴定、造册，报请院领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，任何人不得销毁档案。 第二十一条 档案室对档案库房进行科学管理，发现问题或隐患应及时向主管领导报告，并采取有效措施处理。 第二十二条 档案工作人员必须自觉贯彻执行国家保密法规，保守国家秘密，保护知识产权，维护有关