试论高校二级学院办公室信息化的工作路径.PDFVIP

2013年第 19期 经济研究导刊 No．19。2013 总第201期 EC0NOMICRESEARCH GUIDE SefialNo．201 试论高校二级学院办公室信息化的工作路径 王 静 (广东海洋大学 文学院，广东 湛江 524088) 摘 要：针对高校二级学院工作，首先分析高校二级学院办公室管理的特点，对 目前高校二级学院办公室管理方 面普遍存在的问题进行归纳，在此基础上 ，分析高校二级学院办公室信息化的关键要素。最后，分别从思想上、制度上、 技术上和人员上这四个方面提出构建高校二级学院办公室信息化的工作路径。 关键词：高校；二级学院；信息化；路径 中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1673—291X(2013)19—0203—02 ‘ ， 一 高校二级学院是高校这个庞大系统中的重要组成部分， 学院的教学管理人员必须做好三方的工作安排即本院教师、 其办公室的工作既有学术性事务、教学性事务又有行政性事 选修学生和学校教务处的沟通与协调工作。 务 ，例如学术组织与信息收集、课程安排 、考务安排 、教学监 3．电子邮件的信息管理工作。在 目前各高校的日常管理 督、人员管理、会议安排和工会活动等等，工作内容头绪多、 中，经常涉及大量的专业性较强的教学、科研和人事等部门 小事多、任务重。近年来，由于各高校建立了较为先进的校园 的传达与统计工作。高校的二级学院办公室都有一个专属的 网络 ，并通过中国教育科研网与国际互联网连接，真正实现 电子信箱和管理人员个人电子邮箱。该电子邮箱主要起到传 了资源共享，信息共享的高校管理新模式。因此 ，针对高校办 送与收集本院师生的各类电子文档如word和 Excel等。该 公室管理出现的新变化与新要求 ，高校办公室尤其是二级学 种办公室信息化管理方式也是高校最早的网路化办公形式 院办公室如何在网络化的办公条件下开展工作值得探讨。 之一，被广大高校普遍采用 ，为高校管理节约了大量的资源 与时间，提高了办公效率。 一 、 高校二级学院办公室信息化管理工作的平台 4．会务通知信息系统的操作。该系统主要是中国移动公 高校二级学院办公室作为高校大系统中的子系统而言， 司与各高校合作 ，建立了本单位内所有职员的手机信息群发 其主要的宗旨是为广大师生服务，发挥参谋助手、综合协调、 平台，主要负责将学校或有关直属管理部门的信息及时、准 上传下达、督促检查的作用。因此，在网络化的办公条件下， 确地传达到每位老师的手机中，并做好相关的沟通与协调工 高校二级学院办公室工作人员除了能熟练应对 日常工作外， 作。由于该通知系统存有大量个人手机和单位信息，因此，作 还必须了解与熟练操作办公室信息化的管理系统。本人在学 为办公室的信息发布人应谨慎、仔细地审核每条信息所发布 院办公室工作近十年，教学、学术与行政管理事务都一一从 的内容与来源，准确筛选出所要发送的对象，避免误发、漏发 事过，从本人的工作经历来看 ，高校二级学院信息化工作的 和错发信息，更不能透露教师个人信息。 平台主要包括以下几点： 5．财务报账信息系统的