秘书日常工作(上).pptVIP

秘书的日常工作;办公室管理 通讯管理 印章管理;办公室管理;二、办公室的日常管理;5、上司进办公室后，应根据上司的习惯或爱好，给上司沏茶或泡咖啡。 6、把当天早晨收到的报刊杂志和自己收集打印的要闻送给上司。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提请上司注意。 7、确认纸篓里没有剩余的垃圾。 8、确认钟表和日历是否指示正确。 ;三、日常资料的处理;“保存期限”可以这样表示： 销毁——上司看完后就立刻销毁。它也可以用“D”表示，即英文“Destroyed”的缩写。 永久——非常重要的文件，需要永久性地保存。它也可以用“P”表示，即英文“Permanent”的缩写。 事后销毁——即某事件后销毁。 ;（二）、保存资料的方法 1、资料的分类 按往来单位分类； 按主题分类； 按标题分类； 按事件分类； ;2、整理资料的用具 整理资料时，常用的用具有曲别针、订书器，文件夹等。 3、转换与置换 4、文件的借出 借出文件时要进行登记，登记的内容要有借用者的姓名、借出日期、预计归还日期、文件名称等。;四、电子邮件的处理;3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，就要设置回执；如对方未能及时回复，就要用电话了解情况。 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就要打印出来送给上司，然后负责回复或传达。;办公室的装修;2、照明 室内的光线太强或太弱都不好，应调整到适宜的程度 。 3、隔音 4、调节空气 5、办公室的绿化;受惠激柒跃昼镇夕书夷承弄奖瘫剖抽瓷卓留扩阶童千砾勾淖啼鞍巢辑狡赐秘书的日常工作(上)秘书的日常工作(上);赋尚疑乳鹃毕掀墓丸章昭才里焊坪硒赂耘丽踌擎根搜酷师孔妈陪倒常访釜秘书的日常工作(上)秘书的日常工作(上);案例：早晨整理上司的办公室;d、检查写字台桌面上的物品摆放是否整齐。 e、检查上司的记事用纸、铅笔等日常用品是否足够，需要添加。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。;在上司上班之前;d、把上司每天上班后必看的报纸整齐地放到上司的办公桌子上，并将上司感兴趣的文章标题用红笔打上波浪线，以引起上司的注意。 e、行政部经理来电话，说上司上班后请马上通知他，他有几件急事要请示上司，琳达同意转达。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的，并说明理由。 ;通讯工作：接打电话;2、亲切 在使用电话时，应该想象对方就站在自己跟前与自己谈话，这样就能避免自己机械应答，让对方感到亲切。 ;3、配合 对于秘书来说，经常会出现这种情况，某个职能部门接到客户的电话过份要求后，觉得自己处理不了，但又碍于业务上的往来不方便自己直接拒绝对方，便让对方把电话转到行政部门来，因为他们觉得秘书比自己要好说话一些。秘书对于这种电话应积极配合，不能过于计较。如果对方通情达理，就把上司实在没空的道理说明一下就行了；如果是不那么爽快的客户，说话也要注意分寸，即使在电话里，语气也要委婉。 ;4、熟悉业务 你的上司是负责研发的，可客户把询价的电话打到你这里来了，在这种情况下，你不能以一句“打错了”就把对方的电话挂了，而是应该热情地告诉对方销售部门和具体负责人的姓名和电话，如有可能，把他的电话转过去。 ;接电话的基本礼仪;4、在一般情况下，谁拔的电话谁先挂机，但是，如果对方比自己的地位高，那就应该等对方挂机后自己才能放下电话。 5、如果自己上司的地位比对方的地位高（特别是在本公司内），应该是先拔通对方的电话，对方接听电话之后，自己才把电话转给自己的上司。如果对方的地位比自己上司的地位高或相同，则在拨通对方秘书电话请求转接之后，马上把电话转给自己的上司。;6、注意自称。 7、注意接电话的姿势。;接电话的方法;二、不让电话铃响超过三次 电话铃一响，就要赶紧拿起电话，最好不要让电话铃响过三遍 。;三、不随便说“在”或“不在”;四、万能的“刚刚散会” ;五、上司不在时 秘书接到这种电话后，无论对方是什么事，都要能判断出它的紧急程度。 如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报； 如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。 如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。;当上司不在有事要转告上司时，需要注意以下几点： 1、向对方抱歉上司不在。 2、没必要说出上司不在的理由和上司的去处。 3、让对方了解自己的职责，主动承担转达的责任。询问对方能否上司回来后再给对方打电话，如果可以还要问对方的联系方式。 4、代替上司听取重要的事情时，将对方的意思（包括电话号码）复述一遍。;六、不让对方久等 让对方等