浅谈合并高职院校档案信息化管理.PDFVIP

高校论坛 2013年7期 (上) 浅谈合并高职院校档案信息化管理 徐姗姗 (新乡职业技术学院 河南 新乡453000) 摘 要：高校档案不仅是教学工作中重要的参考依据，也是学生在进入社会后工作、生活、学习的第一手资料，所以高校档案管理对高校信息储存具有十分重 要意义。本文通过对新时期高校档案的信息化管理工作存在的问题进行分析和研究，对积极探索高校档案信息化管理的方式。促进高校档案管理信息化进行分析和 阐述 。 关键词：高校档案；信息化管理；高职院校舍并 教育资源整合、高校合并就意味着要将 2．转变思想，改变观念 ，加强认识 案信息的数字化和网络化的基础之上，实现 不同领域的教育教学体系融为一体 ，其中就 在高校信息化管理工作过程中，要充分 档案信息的接收、传递、存储和提供的一体 包括高校档案管理的合并。根据高校档案信 发挥档案管理工作者的主观能动性，增强他 化和快捷化程度，从而将有用的信息高效的 息形成的规律，可以把高校档案分为党政管 们的责任感。以本校档案管理信息化的目标 分享出来 ，方便广大师生对于各种资源的利 理档案、教学档案、科研档案、设备档案、 和原则为要求，严格制定培训标准，并对档 用。在高等院校档案的信息化管理中，一定 人力资源档案、财会档案、报表统计共七大 案管理者进行不断的知识文化培训，让他们 要遵循档案信息化管理的三大原则：即规范 类。这些档案在学院建设发展、管理创新中 始终走在行业的前列。高职院校还应当加强 性原则、安全性原则和效益性原则。另一方 发挥着历史见证、现实参考、未来判断的重 宣传，着重在健全与创新管理体系、强化制 面也不能忽视高校的传统精华和改革的发 要作用 ，在主管部门对高职院校各种评估中 度建设、管理人员培训、档案管理硬件和软 展性 ，在选择运用计算机电子技术，加快档 发挥着事实信息的佐证、客观评价的依据、 件建设上下工夫，确保档案管理的规范有 案 目录数据库建设，提高档案利用服务质量 准确诊断的工具等关键作用。针对我院是合 序，促进高校档案管理信息化程度，提高档 的同时，也要对传统的电子档案进行多媒体 并后形成的院校，本文对合并高职院校档案 案利用效率。 化改革 ，对各种类型档案进行数字化管理， 信息化管理提出以下几点建议 ： 3．拓宽思路 ，打破传统观念 ，提升档 从而尽快实现档案全文信息查询，不断提高 一 、 做好档案的收集、合并、整理工作 案利用价值 服务效率和质量。第三，不能忽视对于各种 1．归档的文件材料都应当是原件，规 随着档案需求用户的不断增加，档案管 类型的电子档案进行分类处理，对于归档的 格要求统一，签字手续要完备。如果需要归 理工作者要打破传统观念，积极创新 ，拓宽 档案要在经过鉴定分析和更新之后进入数 档的文件材料原件严重破损或丢失，应把复 档案的编研内容，开发多种档案信息服务， 据库，确保档案信息处理电子化、信息存储 印件归档保存 ，并备注说明。 开拓性地开展档案利用服务工作。档案部门 数字化、信息采集实时化、信息服务利用网 2．收集完档案文件后，需要进行鉴定。 应充分利用档案所蕴涵的原始信息，有针对 络化。 主要是检查档案文件的完整性、准确性、真 性地进行档案信息编制，除了编制常规的检 5．实现档案信息网络化还需要注意以 实性，有关材料的审核手续必须完备。高职 索工具外，还应积极编写各种档案资料汇 下几点：一是已有档案 目录数字化，建成 目 院校档案鉴定就是档案管理人员按照一定 编 ，选取更多的、有价值的信息资料，满足 录查询系统；二是在学院尚未实现文档一体 目的和标准对文件进行鉴别、处