统计员岗作业指导书.doc

第一章 职位说明书 第一节 岗位职责 职位名称：采购部统计员 直接隶属：采购部经理 直接下属：无 协调部门：综合计划部、财务部、保管员 岗位描述：在采购部经理领导下，负责各类统计报表拟制、文件、资料整理归档工作；负责票据传递、往来明细帐对帐工作；负责按经理下达的定点采购物资订货通知单进行电话订货通知，经经理授权可代其处理日常工作。 岗位职责： 1、负责每天原料肉、辅料、包装物、低耗品的出入库的统计； 负责对大宗原料，包装物，辅料库存制作日报、周报、月报表工作，及时（日报表每日9点前，周报表每周一9点前）上报有关部门（日、周报表报采购部经理、储运部经理、综合计划部经理；月报表报采购部经理、分公司总经理、财务部成本会计）。 2、负责每月原料肉、辅料、包装物及低耗品的盘点工作，月末盘点表 5日前上报。 3、收到外购物资发票后，按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。 4、负责与有购货合同的供应商发订货订单的工作，按时完成综合计划部及公司内部所需各种报表工作。 5、负责与财务部成本会计核对供应商往来帐。 6、负责检查保管员物资帐、物是否一致。 7、对公司下发的各种文件、供应商的各种资质证明（如：原料肉的检疫证明、防五证明、清真证明、供应商各种经营证照等）、物资标准等，及时整理归档。 8、对供应商建立详尽的供方档案， 有新增客户及时索要各项有关资料并记录归档，保证资讯准确，同时把各种订货合同整理归档。 9、按台帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录，月末将各种数据汇总后报采购部经理。 10、协助采购经理做好外购物资采购及日常事务性工作。 11、 12、代经理接听电话时，有理有度地回答供应商提出的问题，保持良好的客户关系，并记录电话内容，上报部门经理。 第二节 主要权利 1、有权要求保管员提供所需的各种物资库存、用量等相关数据。 2、有权检查保管员的帐物管理情况。 3、特殊情况由经理授权，有权处理采购部日常事务。 第二章 常规工作内容 第一节 填报各类报表 一、日报表 每日9：00时前报出《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存日报表》与《包装物购入、消耗、库存日报表》，交采购部经理、储运部统计、分公司总经理各一份。 二、周报表 每周一9：00时前报出《库存原料肉周报表》、《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存日报表》与《包装物购入、消耗、库存日报表》，交采购部经理、分公司总经理、综合计划部各一份。 三、月报表 每月5日前报出《库存积压辅料、内包装、包装袋报表》、《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存月报表》与《包装物购入、消耗、库存月报表》，交采购部经理、分公司总经理、综合计划部各一份。 四、其它报表 对于相关部门及主管领导索取的各类数据，编制报表后上报。 2、年末，对各类物资的购入与消耗情况进行汇总，上报采购部经理、分公司总经理、综合计划部。 第二节 办理物资入库手续 1、采购部统计员对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、金额进行逐一核对。 2、核对无误后持购货发票、入库单，交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理在购货发票上签字，方可办理入库手续。 3、如是外购的原辅料、包装物、竹签等物资，需品控部进行验收的，在交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理签字的同时，还应请品控部经理在购货发票上签字确认，方可办理入库。 4、凭签字后的单据在《采购部应付账款往来账》、《流水账》上进行登记，月末采购部统计就应付账款余额与财务部成本会计进行核对。 5、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处，将购货发票的抵扣联交财务部纳税会计。 第三节 物资订购 采购部统计员负责协助本部门经理对辅料及包装物进行订购。 一、外购物资 1、填写《订货通知单》，交采购部经理、分公司总经理签字后，向供应商发送传真。 传真发送后，随时询问发货情况及是否开具增值税发票。 二、市内物资的采购 1、对于本市内原辅料的采购，有固定供应商的，由采购部经理根据原辅料的库存情况，通知统计员进行电话订购。 2、电话订购向供应商讲明，品名、数量、 送货时间及增值税发票的开具情况。 第四节 电话接听与传真收发 一、电话接听 1、接听如是采购部统计业务范围之内的，可向对方做出答复。 2、如采购部经理不在，对于统计员无法做出答复或解决的事宜，则由统计员将接听电话的内容，在本人待办单上详细记录，待采购部经理回来后，及时汇报。 二、传真的收发 接收传真 （1）本部门接收的传真内容主要有：发货包裹票、供应商提供的辅 料质量标准、对经供应商确认的购货合同、与供应商的对账单等。 （2）接收到的传真应交采购部经理审阅后，进行妥善保管，存档备查。如接收的是对账单，则应立即送至