铁路科技企业的现代化合同管理信息系统.pdfVIP

第28卷第1期 铁道 机车车辆 Vo1．28 No．1 2 0 0 8年2月 R AⅡlWAY OC0M0TIⅦ ＆ CAR Feb． 文章编号：1008—7842(2008)01—0038—05 铁路科技企业的现代化合同管理信息系统 张 健，康晶辉 (中国铁道科学研究院 机车车辆研究所，北京100081) 摘 要 介绍一种适用于铁路企业网络化的合同管理信息系统。该系统根据铁路企业的实际情况，利用计算机 和网络技术，实现了企业内部的信息共享及业务数据的相互关联，规范了业务流程，使合同管理更科学、更合 理，为企业持续、健康、稳定的发展打下基础。 关键词 合同；管理；网络；信息 中图分类号：F532．6 文献标志码：A 近年来，随着铁路装备的不断更新，科技企业的 经济合同、协议、意向书)。 客户数量和范围在不断扩大，同时铁路行业国际贸易 铁路企业有产品种类多、批量大、资金占用量大、 也在不断增长，铁路科技企业签订的合同 (包括涉外 客户数量多、产品需求复杂等特点，多年来销售合同 合同)种类和数量都在急剧增加。现有合同信息管理 一 直采用的是分割型管理模式，每个业务员分管不同 模式由于手段落后、业务流程不规范、分割管理等， 的客户群，并按各自的规定和方法进行管理。由于数 造成数据滞后、统计查询困难，且缺乏有效的审核、 据平台不一致，需要有专人对信息进行汇总，从而导 监管机制，使管理层无法及时了解合同的执行情况及 致信息收集处理不及时，不能有效地提高管理效率。 业务员的工作情况。为了在激烈的竞争中更好地把握 其主要弊端表现在如下几个方面。 商机，服务客户，我们开发了一套适应铁路科技企业 (1)业务数据滞后、不准确：合同管理接口环节 发展需求的现代化合同信息管理系统。实践表明，新 过多，信息分级管理，这种管理模式决定了数据不可 能天天汇总，只能每月上报一次，这使得管理层掌握 开发的系统不仅解决了原有业务问题，而且增加了许 业务信息滞后。 多新的功能，使有关合同的运行数据更加准确详实、 (2)管理手段落后，效率较低：既有的科技企业 及时完整，相关的客户信息更加全面。该系统为业务 合同管理基于EXCEL，信息录入及管理处于半手工状 人员提供了分析及调整的数据和手段，为管理层准确 态，各种单据都要经过手工填写后再录入到计算机， 掌握企业现状、把握市场动向，科学制定前瞻性的经 不仅繁琐且容易出错，信息不能有效共享。另外，使 营策略提供了更充分的信息，提高了企业的竞争力。 用的EXCEL表格功能有一定的局限性。各个报表之间 同时在内部管理上，提高了工作效率，规范了业务管 的数据相互之间由于无法自动链接，一一对应，更无 理流程，并建立了有效的审核、监督机制，使合同管 法相互控制。 理水平跨上了一个新台阶。 (3)业务流程不规范，造成信息统计、查询困难， 1 目前铁路科技企业合同管理存在的弊端