沃尔玛业操作流程.doc

WAL。MART( 沃 尔 玛 操 作 流 程 2007年7月18日 沃尔玛业务操作流程 一、主要业务操作流程： （一）、合同签订 1、一般情况沃尔玛单店及区域采购经理均有签订采购合同的权力，如沃尔玛宁波店的合同可在上海总部签订，也可以在宁波当地签订。 2、沃尔玛合同文本很规范，除了主合同文本外，还有几份附属的协议，如何填写可以咨询采购经理或助理，按其要求填写后交于采购，采购会将合同报深圳总部审批，审批后会返回采购，其中一份给我司。一般审批下来的时间是一至两个月之间，在此期间须追踪采购合同审批下来的进度，否则会出现无合同的现象。 3、准备进场产品样品一份、质检报告各一份、企业相关证件各一份（主要有营业执照、卫生许可证、税务登记证、商标注册证、生产许可证、绿色食品证书、ISO管理体系认证证书、组织机构代码证、商品条码系统成员证书等）、产品报价单（含产品品名、规格、包装率、含税供价、未税供价、未税箱供价、建议零售价、原料原产地、条形码）、按要求填定沃尔玛MPS表，交由对应的采购。 4、签订的附属合同文本中要求我司提供电子邮箱给沃尔玛，沃尔玛对帐单及相关告之信息会通过此邮箱发送给我司。电子邮箱尽量固定，不要因为人员的变动导致邮箱更改而带来麻烦。另外向采购要一份《沃尔玛供应商货款结算须知》，内有关于订单、开票、送票的相关程序及注意事项。 5、沃尔玛合同主要条件：：首单免费、正常返利（也称年佣）5%（个别地方如上海返利3%；武汉返利4%，取决于与采购的谈判），帐期一般为货到60天（个别地方如武汉为货到45天，取决于与采购的谈判）。 6、其它规定：沃尔玛包装率较特殊，一般为5或10个单位。例：我司220G迷你山楂片正常包装率为30袋，沃尔玛则要求MPS表上的包装率（即沃尔玛下订单的最小单位）为5袋或10袋，沃尔玛下订单时1件即5袋，2件即10袋，故送货较零散。 （二）、首单及新品进场 1、合同签订及相关资料齐全上交后，等待沃尔玛下免费首单，免费首单会传真至我司或要求我司至采购处索取，按要求时间送货。 2、免费首单由采购下达，免费首单的金额由采购自行掌握，一般满足货架基本陈列即可；正常按供价计算不高于350元/单品；也有个别出现500元/单品的首单免费，这取决于采购。如果首单金额下得太多，一方面造成我司进场费用提高，另一方面造成首批新品在终端的销售周期太长，影响正常销售。 3、首单要求100%按时间送足，送至沃尔玛单店后，即可找食品部主管安排排面并上货架。 4、如货未送足，在订单过期之前仍可以拿订单再补送缺货的品种，如订单过期之前仍无货，则需告之采购，协调缺货的产品延期送货；如无法送货，也需告之采购。 新品进场与首单进场流程基本一样。 （三）、送货及退货的处理 A、送货的处理 1、沃尔玛正常订单一般固定于每周的其中一天下达，传真至我司，正常每周下一份订单，一个月4份订单。促销订单有时与常规订单一起下，有时单独下。收到传真后，先检查订单上门店是否正确？订单到期日是否正常？订单上正常价格或促销价格是否准确？订单共几份？是否有漏单现象等。然后复印三份，一份交财务结帐用，一份用于开送货单并与送货单一起方可送货，一份备档。 注：如有促销，订单上的供价会显示我司供沃尔玛的促销供价，我司在开送货单时，不能按原价开，而要按促销价格开单；同样在开税票时也要按促销价格的金额开单 2、一般沃尔玛的订单到期日为5天左右，正常在周三之前收到订单，收到订单后组织货源，一般在周五之前送达，因为周六、周日为销售高峰。送货需提前一天向沃尔玛收货部预约，预约时沃尔玛会给我司一个预约号及预约时间，我司按时间送货。如预约时间为15：00，送货最好在14：30—15：30之间，不能太早也不能太迟。 3、收货完毕，收货员与我司送货员共同签字后，双方各执一联。然后将货拉进超市上货架，上不完的货，按超市要求放置，完成后由01部（即食品部）人员在送货单上签字，最后到收货区盖收货章，完成送货，送货回单当天交公司内勤处。 4、送货订单要求：一般按订单数量100%送足，如有断货现象，可在订单过期之前，再次补送断货的产品，一张订单可以送两至三次，但送货数量不能超过其订货的数量。同样的单品断货次数不可连续超过两次，否则沃尔玛会自动锁码。如因断货被锁码，此产品只能再重新申报进场，所以千万不要出现连续两次断货。 着重说明：07年南京/武汉沃尔玛均发现由于订单送货不足，导致罚款，罚款金额按缺货的数量及订单上的含税供价计算（不翻倍罚款）。针对此问题，现要求大区根据沃尔玛定稿的产品结构及历史销售数据、单品促销情况、季节性等因素，做好每月每单品销售预测，并加强与采购及南京公司相关部门的沟通，合理备货，及时送货，避免此类现象的发生。