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高校就业档案管理信息化问题探究【摘要】信息技术改变了人们的工作方式，高校就业工作也不断向信息化目标迈进。作为高校就业工作的一个重要环节，就业档案的管理也随着信息化手段的应用，悄然发生着变化。本文主要围绕着高校就业档案管理信息化建设进行探讨。 【关键词】就业档案；档案管理；信息化建设；就业信息化 一、高校就业档案管理存在的问题 1.高校就业档案管理信息化意识不高，信息系统应用效率低下。信息化建设，在各个高校中已有长足的发展。校园网的建立为信息化建设提供给了硬件的基础，校务系统的引入为信息化建设锦上添花，信息化为师生的工作与学习带来了非常多的便利。但同时信息化建设亦给人们带来了不少问题。由于缺乏有效的整合与统一，高校正在应用的各个信息系统独立为政，并且形成了一个个的“信息孤堡”，阻碍了信息的共享与传递。只有建立统一的信息化平台，使用新的信息技术手段，将就业档案管理数字化、网络化，将信息系统集成化、统一化后方可实现信息的顺利共享与传递。 2.就业档案管理缺乏有素质的信息化应用型人才。高校就业工作人员，年龄跨度大，上有准备退休的辅导员，下有刚入职的教师。他们各自对信息化接受的程度参差不齐。曾经就有年纪比较大的辅导员宁愿用手写的方式填写学生的评语，而不愿意点一下鼠标直接从校务系统中打印样式规格更好的评语报表，到差不多要寄送档案了，该名辅导员才手写了一半，严重影响了就业档案工作的开展。 3.就业档案管理延伸性不明确。毕业生的就业档案具有延伸性的特点，往往毕业几年以后，毕业生还回学校找档案的情况时有发生，由于很多高校未形成自上由下的就业管理模式，往往毕业生毕业之后，所有的档案都交给就业指导部门处理，造成就业指导部门单一应对。但毕业生档案管理工作，并不是由就业指导部门一个部门处理完成的，这就形成了一个断层，造成中间环节缺失，各部门互相推诿，最终未能更好的为毕业生服务。 二、就业档案信息化管理的特点 就业档案管理在信息时代被赋予了更高更新的使命。只有将就业档案管理进行信息化改造，改变就业档案管理模式，管理流程化，管理计算机化，档案信息集成化，才能使得就业档案相关业务向高效化、便捷化方向发展。 1.档案管理流程化。通过梳理就业工作的办事流程，从就业档案的建立到送出乃至进行总结性的回溯，能够形成一套适用的信息化流程，这对提高高校就业工作效率有着至关重要的作用。 2.档案管理计算机化。运用计算机强大的逻辑处理能力，根据程序设定的流程处理标准，在每个关键的节点定义事务的流程，明细操作人员的职责，确定操作人员的权限，设定输入输出的标准等等，以此规范信息化的手段，管理的方法，促进就业工作的向前发展。 3.档案信息集成化。运用信息化所带来的数字化、网络化的优势，将业务流程程序化，档案信息数字化，通过网络进行传播，实时对档案状态进行掌控，学生、学校、相关主管部门、企业等等可以利用信息化手段，根据相应的权限对学生档案进行相应的操作。 4.档案业务处理高效化。以往手工管理档案，费时费力，往往查找档案需要一叠叠一张张翻箱倒柜的找，既费时又费力，还不一定能够达到令人满意的效果。应用信息化手段对档案管理进行改造，数字化、网络化管理档案，要做的事情就是点点鼠标，敲敲键盘就可以完成了，既便利又高效。 三、就业档案管理信息化的内容 1.完善就业档案管理体系。责任制的建立。就业档案管理不应该是多部门合作的产物，应建立一把手责任制，由院长书记牵头，将责任落实到各个具体的业务部门，形成有效的管理制度。 业务流程的完善。应由就业部门牵头，各部门参与制定就业档案管理的具体流程，人员配置等。理顺各业务之间的关系，确定各部门职能、人员权限，保证档案建立保管送出的准确性、完整性、可溯性。 2.完善就业档案管理信息化硬件建设。但凡信息化建设都离不开与之配套的硬件基础，服务器的投入、网络的建设、终端设备的添加等，只有在这些不断完善的数字化、网络化平台上，就业档案信息化的管理方能向纵深方向继续发展。 3.应用新的信息技术处理就业档案信息。无线网络的出现，新的移动技术不断发展，使得手机电脑化、电脑手机化，人们连入网络的成本越来越低，就业档案信息化平台不应单单是校园网站上的应用系统，应顺应信息化发展的潮流，将新信息技术应用在管理上面。 4.配备相应的信息化开发、应用人员，提升就业信息化水平。就业档案信息化管理，除了硬件需要完善，也应配备相应的技术人员。一个信息系统是否完善，其中一个重要指标就是这个系统是否具有延伸性，每个信息系统开发出来，或多或少的都有自己的漏洞，并且信息化社会在发展，各种新技术也在不断被应用，所以需要配备相应的信息化开发、应用人员，能够及时的对信息系统查缺补漏，改善信息化流程，完善信