档案分类管理办法.doc

XXXXXXXXXXXX 档案分类管理办法 （草稿） XXXXXXXXXXXX 二○一二年三月 目 录 一、编制说明 2 二、档案分类主表 5 XXXX集团党群类档案归档范围和保管期限表 7 DQ11 党务综合 7 DQ12 纪检、监察 8 DQ13 组 织 8 DQ14 宣 传 9 DQ15 工 会 9 DQ16 团 委 9 XXXX集团文书类档案归档范围和保管期限表 11 WS11 文书综合 11 WS12 人 事 12 WS13 审 计 12 WS14 安全、保卫 13 WS15 后 勤 14 XXXX集团财会类档案归档范围和保管期限表 15 CK11 综 合 15 CK12 会计报表 15 CK13 会计帐簿 15 CK14 会计凭证 16 CK15 工资清册 16 XXXX集团基本建设类档案归档范围和保管期限表 17 JJ11 综 合 17 JJ12 工程项目 17 XXXX集团声像载体档案归档范围和保管期限表 21 SX11 综 合 21 SX12 照 片 21 SX13 电教类 22 XXXX集团实物类档案归档范围和保管期限表 23 SW 实 物 23 档案分类管理办法 为实现我公司档案实体分类、编号、排架、检索的标准化，加强档案的科学管理，推进档案管理现代化的进程，结合公司实际情况制定本办法。 本办法由编制说明、档案分类表、档案整理说明三部分组成。 一、编制说明 1. 主题内容 本办法规定了我公司档案归档范围、分类原则、分类方法、类目设置及标识、档号编制及不同载体的标识等。 2. 分类原则 以我公司全部档案为对象，遵循档案的形成规律，结合档案内容，保持档案之间的有机联系，利于组织档案收藏，便于科学管理和开发利用。 3. 类目设置与标识 3.1 一级类目的设置与标识 一级类目是公司档案实体分类的最高层位。根据公司档案产生的领域范畴、结合档案记述的内容性质，确定六个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ 党群类 主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。 WS 文书类 主要包括公司机关各文书部门工作中形成的文件材料。 CK 财会类 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 JJ 基本建设类 主要包括基建管理和工程项目建设中形成的文件材料。 SW 实物类 主要包括公司在各项活动中获得的特定物品。 SX 声像类 主要包括公司内部或与外部相关单位有关的声像载体材料。 一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“WS”即“Wen Shu”（文书）的简称。 3.2 二级类目的设置与标识 二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点，分别按职能、问题、项目等设置。 党群和文书类的二级类目主要按职能并兼顾组织机构设置。 基建类的二级类目依据文件的形成和成套性特点设置。 实物类、声像类由特殊载体构成，二级类目按形成的载体设置。 二级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。 3.3 三级类目的设置和标识 根据实际需要设置三级类目。一般情况下，以案卷号为三级类目，采用阿拉伯数字为归档代码。 三级类目按案卷号设置。 4 档号的编制 4.1 档号一般由四部分组成，即：全宗号+年度号+类目号+案卷号+卷册号 4.2 全宗号：公司档案全宗号为“FDJT”。 4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如：“2012”即“2012年度”。 4.4 类目号：类目号是指档案实体分类的类目代号。我公司各类档案类目根据实际情况分别划分到二级、三级。 4.5 档号标识：采用汉字、汉语拼音、英文字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，类目与案卷号（实物编号）之间采用连接符号“—”连接。 4.6 案卷号：分类的最下位类内排定的案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（001）。 4.7 档号模式 4.7.1 一般档号模式，如文书综合档号模式示例 全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+卷册号 5. 档案实体排架 档案排架的方式： 一般采用年代 —— 一级类目横向排架。 二、档案分类主表 DQ 党群 11综合 党委办公室、信访工作中形成的文件材料入此。 12 纪检、监察 13 组织 14 宣传 15 工会 16 团委 WS 文书 11 综合 公司各种综合管理工作中形成的文件材料入此。 12 人事、离退休 13 审计 14 安全、保卫 15 后勤 CK 财会 11 综合 财务工作中形成的管理性文件材料入此。 12 会计报表 13 会计帐簿 14 会计凭证 15 工资清册 奖金、助学金材料入此。 JJ