综合管理类文件-14员工档案管理作业指导书.ppt

员工档案管理作业指导书 综合管理类— 员工档案管理作业指导书 员工档案管理作业指导书 沈阳**物业服务有限公司 书 女 1 2 3 4 职责 目的 工作程序 适用范围 1.0目的：明确公司员工档案的管理办法，规范档案管理流程及方式。 2.0适用范围：物业公司全体员工。 4.0职责：服务中心人事管理人员负责建立、保存、更新本服务中心基层员工档案。 综合管理部人事管理人员负责建立、保存、更新管理职员及职能部门基层员工档案。 3.0术语：员工档案：包括基础档案和管理档案基础档案：员工入职时要 求填写的各类信息表格及要求提交的各类相关材 料，以及员工在职期间个 人情况变更所产生的各类相关证明（学历证明、资格证明、婚姻证明等）复 印件。管理档案：员工在职期间薪资变动及工作内容变更、奖惩记录等相关 材料 5.0工作程序——档案建立 5.1.1基础档案的建立 5.1.1.1员工入职当日，由综合管理部/所属服务中心人事管理人员为其建立员工档案。 5.1.1.2员工基础档案应包括但不限于以下材料： 5.1.1.2.1身份证复印件（如无身份证必须提供户口本或当地派出所证明原件）户口本首页及本人页复印件、特殊岗位的职称证书或上岗证（如电工、司炉等）复印件。 5.1.1.2.2学历证明。 5.1.1.2.3体检中心出具的体检结果原件、银行卡复印件。 5.1.1.2.4员工入职登记表。 5.1.1.2.5劳动合同签署声明、关于基本社会保险个人应承担责任和义务的告知确认书、关于员工离职后办理社会保险及档案相关事宜的告知书。 5.1.1.2.6劳动关系资料（经劳动部门鉴证后的劳动/劳务合同、录用职工登记表及社保相关手续，在办理完成后，需存入员工档案）。 5.1.1.3以下材料可选择保存： 结婚证复印件、独生子女证、能证明自己特长或奖励的相关证件。 5.1.1.4以上材料在员工入职当日须全部提交，并在员工档案中保存。 5.1.2管理档案的建立 5.1.2.1员工在职期间，针对其个人的奖惩、考核、薪资调整、职位变动及工作内容变更等审批材料，在审批结束后，均由综合管理部/所属服务中心人事管理人员将其及时存入员工档案。 5.1.1.3以下材料可选择保存： 结婚证复印件、独生子女证、能证明自己特长或奖励的相关证件。 5.1.1.4以上材料在员工入职当日须全部提交，并在员工档案中保存。 5.1.2管理档案的建立 5.1.2.1员工在职期间，针对其个人的奖惩、考核、薪资调整、职位变动及工作内容变更等审批材料，在审批结束后，均由综合管理部/所属服务中心人事管理人员将其及时存入员工档案。 5.1.2.2员工管理档案应包括但不限于以下材料： 5.1.2.2.1基层员工月度绩效考核表、管理职员季度绩效考核表。 5.1.2.2.2薪酬/职务/工作内容变动审批表。 5.1.2.2.3员工奖惩记录文件。 5.1.2.2.4员工动态记录文件（面谈清单、调查记录表等）。 5.1.3除以上材料外，已退休人员退休证复印件需保存在员工档案中。 档案管理原则 5.2.1公司留存员工档案必须涵盖员工入职办理手续规定材料，档案需在员工入职当天起建立，公司留存档案需有专用档案柜，不能与其它材料混存。 5.2.2员工基础档案中劳动合同签署声明、关于基本社会保险个人应承担责任和义务的告知确认书、关于员工离职后办理社会保险及档案相关事宜的告知书、劳动关系资料（经劳动部门鉴证后的劳动/劳务合同、录用职工登记表及社保相关手续），所有与薪资及岗位变动有关的审批材料，应统一由公司综合管理部进行归整、管理。 5.2.3公司员工个人信息如有变动，需及时将变动后信息提供给综合管理部/所属服务中心人事管理人员，因个人提交信息不及时造成的个人利益受损，公司概不负责。 5.2.4服务中心基层员工在离职手续办理完成一周内，由所属服务中心人事管理人员将其员工档案移交至综合管理部人事管理人员处，并填写《员工档案移交记录表》，公司将对离职人员员工档案进行统一归整、管理。 5.2.5在职员工与离职员工档案应分别留存，离职人员档案保管期限按以下规定执行。 5.2.5.1试用期员工主动离职，自离职之日起保管期限为6个月。 5.2.5.2试用期员工被动离职，自离职之日起保管期限为12个月。 5.2.5.3转正后员工主动离职，自离职之日起保管期限为24个月。 5.2.5.4转正后员工被动离职，自离职之日起保管期限为36个月。 5.2.5.5集体或个人与公司协商解除合同或离职前曾与公司有过医疗、工伤、保险等纠纷的，自离职之日起保管期限为48个月。 5.2.5.6以上所指被动离职为违反公司管理规章制度，公司一方提出解除合同的；协商解除合同是指公司与员工双方就劳动关系不再履行，通过协商方式达成合同解除的。 5.2