行政人员管理制度.doc

办公室日常管理制度 办公秩序及日常管理 为了树立公司对内对外形象的树立，员工的言行是公司企业文化形象的具体表现，为规范员工办公室言行，建立良好的办公秩序，树立良好企业形象，特做如下规定： 1.行政人事日常工作安排 1.1各种会议记录、周（月）工作总结等文件的收集、整理和上报。 1.2各类文件的整理、分类、存档工作。 1.3公司杂志、报刊等书籍的管理工作。 1.4公司员工每日中午的订餐和定期订水工作。 1.5杂志、信函的整理报送。 1.6办公用品的整理、发放、登记、购买申请登记。 1.7协助采购部作好产品的配送。 1.8接听电话、接待客人。 1.9每天认真完成责任区域的卫生工作，并做好其他区域的检查工作。 1.10在公司需要招聘时做好信息发布工作，对来面试人员根据公司的相应流程进行接待和安排。 1.11对于公司的常规培训做事先安排（包括人员通知、场地时间安排及材料准备等等） 1.12公司定期活动的策划、安排。 1.13重要节日时，公司环境的装饰安排。 2.前台文员工作要求 前台文员代表公司企业文化、公司形象，是公司的对外来客窗口，所以前台文员必须具备高素质、高品德、形象气质佳、谈吐大方得体、温柔有礼、对办公室流程操作熟悉、对电脑操作熟悉、打字速度最少在每分钟60以上、责任心和独立性强的年轻职业女性。以下要求前台文员必须做到： 2.1 每天上班应化淡妆；不得穿奇装异服上班；不得配戴夸张首饰；不得梳夸张发型。 2.2 上班时间不得接打私人电话及会见私友；不得擅自离开工作岗位；不得吃零食；不得与其他同事闲聊、嬉闹；不得说粗口，注意形象。 2.3 每天上班需提前10分钟到公司打卡，搞好前台卫生，并打开办公室所有电源。 2.4公司购买的书籍先编号并登记入库，员工借阅须做好登记到期催还工作，每双月的最后一个工作日作为图书盘点日，并在其他员工的配合下完成图书清点工作。 2.5 每天早上上班时需到信箱处领取当天的报纸、信件，并帮其他同事签收快递、包裹、挂号信件等，并做好统计登记。 2.6做好前台电话的转接工作，在三声铃音内接听电话。假如接到与公司业务无关的电话（包括：广告、业务、保险、机票、培训课程、酒店住宿等等）应礼貌地拒绝，不得私自转接入领导办公室；若是上门推销则礼貌收下名片备日后再用；更不得将领导的私人电话、直线、分机、姓名透露出去，避免不必要的业务，打扰办公室的正常工作程序。 2.7 协助有关人员管理好公司的公共财产（总机电话、电脑、打印机、传真机、饮水机等），检查它们是否运作正常，若发现有损坏或遗失应尽早知会有关领导并通知相关人员来维修处理。 2.8 每天应检查饮水机的饮用水是否足够，并随时打电话订水。 2.9当有客人来访，应主动询问，做好登记、接待工作，并及时通知相关人员，注意做到“笑脸相迎、礼貌让座、递茶倒水、服务满意”。 2.10 管好《公司员工外出登记本》，当有员工需外出办事时，将外出之事由作详细登记；每月最后一天，完成当月的《公司员工外出登记本》及电脑考勤记录统计工作，并上报人事部。（目前在外出登记板记录即可） 2.11 应该认真、积极、主动服从及完成各领导的工作分配；例如：帮同事打文件、整理文件、收发传真、复印、收发邮件等工作。 2.12利用空闲时间协助其他同事工作（打文件、整理档案、复印文件、收发传真等），须与其他同事融洽相处。 2.13 妥善保管好办公用品及日用品，对同事的领取，要及时做好登记，发现数量不够时应立即上报领导审批购买。 2.14 负责通知参加会议/培训有关人员和负责会议室的整洁工作。 2.15 每天下午下班须晚10分钟下班，检查好门窗及电源是否完全关闭，询问有哪些领导在加班，询问何事需要跟进，获得许可方可离开。 2.16 应树立严格的保密观念，不得将打印、复印或传真等有关商业秘密或公司管理中须保密的一切资料透露予他人，不得截留任何文件。 2.17 对私人资料，未经许可，应拒绝打印、复印和传真，不得假公济私。 注意：如有不履行应尽职责，且给公司造成经济和其他损失的，视情节轻重，公司有权予以适当的处罚(包括：降薪、记过、罚款、扣押金、赔偿、辞退等)。 3． 电话使用及接待礼仪 3.1电话接线员和公司员工的电话行为应符合规范，语言要求亲切、简练、礼貌、和气，要具有“自己就代表公司”的强烈意识。 3.2应在电话铃声响起后三声之内接听电话，接听总机应使用“您好！”；接听分机应使用“您好！χχ部”等规范用语。 3.3 接听电话时声音清晰，语气亲切，音量、语速适中。 3.4通话结束时应与客人道别，并让对方先挂机。 3.5 原则上禁止在公司打私人电话，如确有需要，每次不宜超过2分钟。 3.6 电话铃声响起后，如当事人不在，其他员工有义务代为接听、作好记录，并及时转告当事人。 3.7 遇客来访，前台文员应将访客带入会客区稍