物料分类与编码集中清理工作方案.docVIP

物料分类与编码集中清理工作方案 按领导批示意见，于2011年2月21日，我们会同信息部与物采平台项目组、MDM、ERP等相关人员就物料分类与代码梳理和下一步工作进行了规划。之后，还与项目组讨论如何实现物采系统与MDM、ERP对接。目前分类与代码数据的质量存在差异，主要由以下三种原因造成： 一、由于业务差异性 在ERP上线阶段，物料代码的管理基本由信息部门主导，在各单位对同一物料还没有形成统一认识的情况下，对物料数据各自进行了提报。这样就造成了对于同一物料的描述可能因为各单位使用习惯的不同而不同，最终体现为代码的不同。 二、ERP系统解决方案 由于在ERP系统中，采购计划过程中产生大量的代码需求，但其中很大一部份实际最终并不产生采购行为；因此申请的物资代码中有很多是日后并不发生采购的“零生命周期代码”，这些代码在数据库中永久存在，成为数据冗余的重要原因。 三、标准执行不到位 物料管理岗在2010年4月设立，在这之前，各地区公司没有统一物料管理岗，申请人员对业务和标准熟悉程度不一，对标准执行不到位，数据填报不规范。同时目前分类代码体系中现行的属性规范，对于部分物料的描述规则不够细化，可能因填写习惯的不同产生不通用的数据，也导致填报的数据质量不高。 为了全面系统的解决目前物料数据存在的质量差异，支持ERP等系统在各单位的应用，支持物资采购管理信息系统的建设，我们拟开展物料与分类集中清理。大体思路是选择若干家重点单位牵头，物料研究小组和授权集中采购管理小组的成员参与，首先，对物料分类提出一揽子方案，对分类依据的原则、标准进行细化，征求意见确定分类框架；第二步，由若干家重点单位负责牵头起草各类物料的属性描述规范，提出必填属性、选填属性和各属性值建议，然后征求意见，大多数人认为是必填的则为必填属性；第三步，总部发布各类物料的属性规范，各所属企业按照该规范对各自企业ERP在用的数据进行清理，做好对应关系，新数据严格按照新的属性规范填写。在清理过程中，对一级采购物资先行开展，力争在物采系统交易模块上线前完成，对二级采购物资陆续滚动进行，力争在物采平台全面运行前完成主体工作。 具体实施方案如下： 完善组织机构 选择若干家重点企业牵头，承担组织和起草工作，物料专业工作组和授权集中采购管理组的成员单位的采购、设计、生产等专业人员参与，分材料、设备几大类，形成工作小组。牵头单位建议如下： 大庆油田：负责油田板块用材料、设备 东方物探：负责勘探板块用材料、设备 寰球工程公司：负责炼化板块用材料 兰州石化：负责炼化板块用设备 管道局：负责天然气管线板块用材料、设备 渤海装备：负责装备制造板块用材料、设备、配件 修订物料分类框架 由工作小组的专业技术专家，根据国际、国家、行业标准和实际业务需要，通过一个月左右的时间提出2至3个细化到品名的分类标准一揽子方案，方案中需要明确各种分类方案使用的分类原则、方法、分界。工作中可邀请集团公司供应商库中行业内领先的供应商参加。 物料分类应遵循以下原则： 覆盖全面； 同一级别分类口径一致； 彼此之间分界清晰，互不交叉； 考虑实际应用方便，粗细适宜。 在集团公司范围内征求意见，采取投票的形式，各类物资中获得2/3多数的方案通过。若未获得2/3多数通过，由牵头单位对获得相对多数的方案进行修改，总部物采部组织物料专家审议后形成意见。 制定物料属性规范 由牵头单位组织集中相关专业技术专家，建议人数不超过7人，少而精，业务覆盖全面，具体人员由相关物料专业组成员单位推荐，物资采购管理部审核后开展工作。根据国际、国家、行业标准，按照业务需要对相关类别的物料提出描述属性规范标准建议，建议中应提出必填属性和选填属性，以及属性的含义和属性值的可取范围、填写规范。工作中可邀请集团公司供应商库中行业内领先的供应商参加，尤其对于标准化程度较低的产品。 在集团公司范围内征求意见，采取投票的形式，各类物资中获得80%以上多数同意的则为必填属性。 对于各专业板块都需要用到的通用材料、设备，若板块间分歧过大，可在板块间定义不同的必填和选填属性，分别以80%为通过比例。 新系统上线运行 属性规范梳理完成后，应立即在物资采购管理信息系统实施，保证采购计划均从该系统提报。新编码通过系统申报后组织业务专家进行物料属性规范的审核，严格规范填写，把住源头。 新的编码均在MDM平台生成，MDM平台可针对数据的类型和有效性进行审核。物采系统与MDM平台建立接口，物资采购部门在物采系统完成申请、审核和使用，同时保留数据备份和明细码之间的关系链接。 物采系统不使用ERP中的自编码，ERP系统在属性规范梳理完成后不再产生新的自编码。物采系统的计划模块应实现临时码或计划码的管理功能。所属企业物采部门由于产品未定型、设计不明确或来源于其他信息系统等原因，可根据情况使用临时码或计划