档案网络化在信息社会中应用.doc

档案网络化在信息社会中应用摘要:随着计算机及其网络技术的迅猛发展,传统的档案工作管理模式和方法受到冲击,已不能适应时代发展的要求,必须运用新的管理方式,实现档案管理的网络化、现代化。 关键词:网络化;档案管理;信息社会 随着计算机及其网络技术的迅猛发展,传统的档案工作管理模式和方法已不能适应时代发展的要求,必然被网络管理方式所代替。应用计算机及其网络技术进行档案管理工作,从而实现档案工作管理的现代化,需要把握以下几个方面: 一、档案管理工作现代化的内容和特征 档案管理工作的现代化可分为两个部分:一是对已归档的纸质档案采用现代化的手段与方法进行管理,就是计算机辅助档案管理;二是对在现代化条件下产生的电子文件进行归档与管理,就是计算机及其网络的档案管理。实现计算机辅助管理已归档的纸质档案,是档案工作现代化的初级阶段。管理网络上的电子文件,归档比特才能全面实现档案工作的现代化。计算机辅助纸质档案管理是在做档案的电子化工作,电子档案工程是在做电子化的档案工作,最终都以数据库形式传送到计算机及其网络上。 电子文件就是计算机产生并能被计算机识别、处理,按一定格式存储在磁介质或其他介质上的数字编码序列,归档的电子文件就叫电子档案。从电子档案存储介质来看,电子档案具有下列属性: (1)电子文件是不同的“比特”通过二进制编码系统直接写在磁介质或其它介质上的数字式的文件,“比特”的变化导致电子文件内容的变化。 (2)电子文件的存在呈虚拟状态、非物理状态。电子文件不是实体,是非物质的。电子文件存储在数据库里,是“一堆”有序的数码,呈虚拟状态,当借阅时,在计算机屏幕上显示出来。 (3)电子文件的修改不留痕迹。电子文件的修改只是变化、减少、增加、删除原来位置上的“比特”,在屏幕上看不出何处作过修改。 (4)电子文件是以数字形式显示、存储和传送的,不是模拟式的。 (5)显示电子文件的内容,其存储介质的格式必须与计算机软、硬件平台一致。电子文件的内容是按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘上的,要想让另一台计算机识别,软、硬件平台必须与格式一致。 从档案的现实特征来看,电子档案还具有下列属性: 一是电子档案具有无原件有原始性的属性。所谓电子档案就是一串数字代码序列,无原件与复制件之分,数字代码序列不变,其原始性不改变。 二是电子档案的生命周期取决于诸多因素。电子档案的保管期限由电子档案内容决定,但在保管期限内,电子档案内容的存在和显示,要取决于电子档案存储介质的寿命和显示电子档案内容的计算机软、硬件的生存周期及软、硬件平台的一致性。与纸质档案不同,电子档案生命周期不再取决于单一因素,保证保管期限内电子档案内容的存在和显示,要取决于诸因素,而且还要对诸多取决因素进行检测。 三是电子文件可进行归档及保存。电子文件的实体归档和逻辑归档都是归档方法。为了电子档案的长期保存,对于使用效率较高又不一定非长期保存不可的,应采取逻辑归档存放在某一服务器上;而对需长期保存的,经逻辑归档再存在光盘上,不再占用在线存储器的空间,如需使用再把光盘存储的电子档案接入网络。在计算机网络环境中,为了数据的安全,常进行电子文件的备份,有人认为备份就是归档,这是不准确的。备份的主要目的是用来恢复由于某种原因损毁或丢失了的数据;归档是保存具有凭证、依据和使用价值的原始的完整的电子文件。 四是电子档案不具备证据功能。按证据学的理论,证据以来源和表现形式为标准。电子档案从来源上无可非议,但从表现形式上,它不能令人看见、令人触摸。格式不同、平台不一致,都不能输出,电子档案输出不了内容,因而不能作为证据。 二、档案管理工作现代化的实施途径 1.档案网络化的基础设施建设 根据不同的服务对象和范围,网络环境建设分为两个层次:内网、与互联网连接的公众网,并实行二网物理隔离,形成相互独立的网络。 一是支持内部服务的馆内网(简称内网)。内网服务中心主要负责以下工作:(1)将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储;(2)向内部用户发布信息,并提供检索、演示等服务;(3)支持内部日常办公;(4)向政府网和公共网提供需要的数据;(5)进行网络、数据和用户的管理与维护。 二是支持大众服务的公众网(简称外网),功能有:(1)采集信息并送到采集与预处理系统;(2)向Internet用户提供信息服务;(3)进行网络、数据和用户的管理维护。 2.档案信息化的应用系统建设 档案信息化的应用系统建设包括两个层面的应用系统:一是数字档案的应用系统,二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。 3.档案信息化的资源建设 档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务,包括数字信