数字照片档案的整理方法和需要注意的问题-海珠区.doc

谈谈数码照片档案的管理 杨俊生 (广州市公安局海珠区分局) 摘要：本文认为数码照片来源于数码相机拍摄和传统照片经过数字化处理而成；阐述了数码照片的收集移交、整理归档和开发利用等环节，强调了收集原则、对收集过程应实施质量控制以及移交的要求；在整理归档环节从硬盘管理和光盘管理上进行了比较，认为光盘管理优于硬盘管理；在开发利用方面认为应着重于通过网络方式进行高效利用。 关键词：数码照片 档案管理 方法 数码照片是由数码相机拍摄或传统照片经过扫描等手段转化而成的图像类电子文件。这里的“电子文件”是指“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。”①数码照片档案应该是由数码照片、文字说明及“相应的支持软件、参数和其他相关数据”②归档而成一类特殊的电子档案，它是照片档案的一种。 1.数码照片的来源 1.1由数码相机拍摄直接形成 从1995年柯达公司批量生产数码相机起，数码照片开始走入照片的大家庭，随着数码技术日新月异的发展，数码照片质量不断提高，数码相机简单方便的操作也使数码照片的数量大幅增加，数码照片逐渐成为照片资料的主要组成部分。 1.2对传统照片进行的数字化处理而形成 传统照片的数字化处理，是利用扫描仪、计算机等设备对传统照片进行数字化转换或利用数码相机对传统照片进行翻拍形成数码照片，然后在不失真实性的前提下用图像软件对数码照片进行适当处理的一个过程，这是保护传统照片档案，方便开发利用的一条很好的途径。 2.数码照片档案的管理 数码照片档案的管理应当结合传统照片档案和电子档案的管理方法，形成相应的数码照片管理制度，将数码照片的归档范围、整理方法以及移交、保管、利用等各方面工作规范起来。 2.1数码照片的收集移交 2.1.1从制度上强调数码照片的收集原则。按照经验，数码照片的收集环节相对较难控制，原因是现在数码技术日益成熟，数码产品层出不穷，以前由比较固定部门拥有的传统光学高档摄影用品逐渐被可以由各部门拥有的廉价数码产品取代，除了一些重大的活动外，相应的摄影工作已可由各部门自己完成，所产生的数码照片便散落在各部门，而相关经办人若无较强的档案意识便容易导致私自保存或任意删除数码照片，造成不可估量的损失。所以应参照传统照片的归档制度，首先从制度上规定数码照片档案实行经办单位进行收集，档案部门统一整理归档的原则，任何单位和个人不得以任何理由据为己有或者拒绝归档。 2.1.2对所收集的数码照片实施质量控制，保持数码照片的真实性。影响一张数码照片的质量有很多因素，如所用相机像素的高低、摄影镜头质量、感光器件的尺寸、相机制造商的工艺水平、曝光的准确度、拍照时的稳定程度、照片文件的存储格式、照片的取景等。上述因素有硬件上的、有软件上的，有主观的、有客观的，有可以控制的、有不能克服的。所以我们不能胡子眉毛一把抓，而应该区分重点，从可以控制的因素着手以控制数码照片的质量。首先应规定各部门所用相机应具备一定的配置，如对像素的规定。其次应普及摄影基本知识和操作技能，各部门总有相对固定的摄影者，对这部分人尤其应该加强培训，提高他们的素质，以保证照片的质量。三是规定各部门不能对移交的数码照片作任何图像加工，以使其能真实地反映历史事实，档案部门对收集的数码照片要在技术上和内容上作真实性鉴定。 2.1.3数码照片的移交。各部门在向档案部门移交数码照片时，要同时移交读取这些数码照片相应的软件要求、数码照片所产生的时间、地点、主要人物、事由、摄影者姓名等相关信息，同时规定移交数码照片必须符合一定的文件存储格式。 2.2数码照片的整理归档 2.2.1将数码照片录入数据库在计算机硬盘上进行管理。其过程就是将一张数码照片作为一份电子文件著录，同时著录这张数码照片的题名、责任者、时间等项目，并将这张数码照片载入数据库。现在大多数的文档一体化软件都提供电子文件的著录功能，可以进行数码照片的管理，象江苏南京、浙江嘉兴等地方更是出现了专门管理数码照片的软件。但由于单份数码照片文件所占空间比较大，以国家规范推荐使用的JPG、TIF格式为例，如用JPG格式保存，每份文件多数1M以上，如用TIF格式保存，所占空间是JPG格式的数倍，而且数码照片数量都比较多，所占空间几年就可达到几十G，时间一长就是海量了，一般的部门都不可能配备这样专门的计算机用于建立大型的数码照片数据库，而且当数据库内数码照片达到一定容量时检索速度将变得比较慢，因此将数码照片录入数据库管理并不是最好的选择。 2.2.2将数码照片刻录成光盘进行管理。光盘虽然有预期寿命不长、容易人为损坏、不能统一检索等缺点，但其成本较低、技术成熟、能广泛使用等优点仍成为选择光盘作为数码照片储存载体的有力支持。而且通过抓好光盘档案的管理，也可克服光盘本身固有的缺点。 数码照片刻录光盘分