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医院档案室建立管理方案(草).doc 16页

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医院档案室建立管理方案(草)
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医院档案室建立 医院档案管理方案 (草) 二零一六年十一月 目 录 档案室建立的目的与意义………………………1 档案室的管理……………………………………1 档案管理人员岗位职责…………………………1 档案室相关管理制度……………………………2 档案的归档范围及分类…………………………6 档案的收集与整理………………………………7 档案室所需要的物料……………………………12 档案室上墙制度…………………………………14 附件………………………………………………14 附则………………………………………………15 档案室建立方案 档案室建立的目的与意义 为规范******医院的档案管理,提高档案管理水平,充分发挥档案在医院经营管理中的作用,维护医院合法利益,防止重要文件、资料的遗失,结合医院实际情况,特制订本方案。 档案室的管理 1、档案室实行办公室统一管理。 2、档案室设档案管理员1名,各部门内设兼职档案管理员1人(暂定各部门领导),负责部门资料或档案的临时管理,兼职档案管理人员必须按时向医院档案室报送档案、资料。 3、档案管理员须保持相对稳定,调动工作时,须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册,并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。 档案管理人员岗位职责 1、热爱本职工作,认真学习档案知识,钻研档案业务,努力提高工作水 平。 2、学习、宣传《档案法》和《档案实施办法》,坚决贯彻执行档案工作的法律、法规、方针、政策和各项制度。 3、按照归档和不归档的范围,负责收集工作中形成的各类文件材料,不断提高归档材料的质量,认真做好医院每年度的档案整理归档工作。 4、编制目录、索引、计算机输入,编制科学的检索工具和检索程序。 5、认真做好院里对各科室的材料整理归档工作的监督和指导。 6、负责档案管理并提供利用。 7、负责制定执行医院档案分类、归档、保管、借阅、保密、安全等各项业务制度,并不断加以完善。 8、定期向办公室主任汇报档案工作情况,及时反映档案工作中出现的新情况、新问题。档案工作主管领导加强对档案人员的领导和管理,组织落实本岗位责任制。 9、每年年末,医院组织一次档案管理工作会议,总结档案管理经验、检查督促档案管理工作并对存在的问题给予纠正。 档案室相关管理制度 档案保管制度 1、严格执行档案收集、整理、立卷、归档、保管、鉴定、提供利用与销 毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。 2、档案柜按顺序编号排列,档案按档号存放,档案室内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 3、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。 4、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。库房重地,非本室工作人员不得擅入。严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。 5、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。 6、档案室应按照要求安装可监控摄像头,安装防盗门、防盗窗等安防措施。每年年初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。 (二)档案保密制度 1、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。 2、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。 3、未经批准,任何人不得私自将档案带出档案室;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。 4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。 5、不归档的重份文件及内部材料,须交由医院档案形成部门处理。 6、档案室工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。 档案鉴定制度 1、在院领导主持下,由院办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的 专、兼职档案员组成鉴定组,按照分工,个人初鉴、集体审查,具体工作由档案室组织。 2、对在整理的归档材料,要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值,准确把握归档范围和保管权限,有异议时由鉴定组裁定。 3、档案保密期满,由鉴定组做出是否变更密级或解密的决定。 4、档案存留期满,由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见,经主管领导批准后,方可存、毁。 5、销毁档案前登记造册(注明名称、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册

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