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档案安全机制之理性建构【摘 要】档案安全是档案工作的生命线。随着时代进步导致价值观念的转变以及自然灾害等原因，致使我国档案的安全面临着诸多天灾尤其人祸的威胁，笔者认为提高档案保护意识，从人、财、物以及制度方面建构现代档案安全机制，刻不容缓。 【关键词】档案管理；责任意识；安全机制 档案安全是档案工作的生命线。在历史实践过程中，我国档案安全保护积累了丰富的经验，取得了辉煌的成果。然而，最近银行泄露客户档案资料、国家公务员涉嫌身份、年龄、履历、档案造假事件频频发生。可见，随着时代进步导致价值观念的转变以及自然灾害等原因，致使我国档案的安全面临着诸多天灾尤其人祸的威胁，进一步提高档案保护意识，建构现代档案安全机制，全面提升档案安全保障能力，显得刻不容缓、尤为重要。 从档案安全实践来看，档案的安全体系涉及档案基础设施、制度保障、技术装备、人员储备等诸多要素和档案收集、保管、利用等各个环节，贯穿于档案工作的整个过程，是一个复杂的综合系统工程，必须统筹规划、全方位地建构现代档案安全机制。 一、加强基础设施建设，建构档案安全的物质保障机制 档案馆库是保障档案安全的重要屏障。在档案馆库建设方面，应该严格遵循《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》等法规，高度重视抗震烈度、防火等级等方面的刚性要求，充分考虑坚固、安全、环保、实用等因素。在设施设备方面，遵循相应的安全规定，按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求，配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。甚至还可以依据档案的重要程度及经济条件安装自动报警、自动灭火设施、先进的监控和报警防盗系统等，为档案的安全提供坚实的物质保障。 二、加强和完善档案管理制度，建构档案安全的制度保障机制 建立健全档案安全管理规章制度，加强对安全规章制度执行情况的监督检查，建构档案安全的制度保障长效机制，把安全至上的理念融合、渗透、物化到档案管理的各个环节。具体来说，要从以下几个方面着手： 1、建构科学、合理、严密的建档归档机制 在档案形成、保管和使用等各个环节，都存在着破损载体、篡改信息的可能性，必须建立严格的管理制度，力争做到“前端控制”与“全程管理”相结合，最大限度的保障档案的原始性和真实性，以确保档案安全。在档案的形成过程中，要责任分明，档案一经形成，不得随意变更，如有变更，必须严格按照规定程序完成并将变更程序、内容等详细的记录在案。在档案管理工作中，加强档案安全检查机制。上级单位对所属下级单位的档案安全工作每年都要进行督促、检查，对于在档案安全上发生问题的单位和个人，要依法追究责任。 2、提升档案安全意识，建构应对突发事件的档案预警和应急处置机制 近年来，档案安全事故屡有发生，损失重大，教训深刻。要按照《档案工作突发事件应急处置管理办法》和《档案馆灾害防治工作指南》的要求，指导各级档案部门的防灾备灾、应急处置和恢复重建工作。具体来说，一是要完善受损档案抢救修复制度。对突发灾害、事件以及自然老化等因素造成档案损毁的，一定要尽快对破损档案采取抢救和保护措施，避免造成更大损失。二是要实施重要档案备份制度。三是要建构数字档案信息安全制度。四是要建构数字档案异质备份制度。在信息技术、网络技术的快速发展，使得跨越时空的非传统威胁上升。在当前法律环境、技术环境等现实条件下，强化数字档案资源异质备份机制，有利于化解网络黑客侵袭、数字载体脆弱、信息平台升级等可能带来的系统风险，有效提高数字档案信息的安全性和可靠性。 3、完善档案利用安全保密制度 在档案开发、借调等过程中，要处理好档案开放和公开与信息安全的关系，提高档案利用过程中档案载体安全和信息安全保障能力。在更多关注信息公开、改善公共信息服务的同时，要加强对利用档案的审查监管工作，不该提供利用的档案坚决不提供，能利用副本的尽量利用副本，力争尽量保密以保障档案本体的安全和档案信息的安全。 4、加强内部管理，建立档案安全责任追究机制 在认真梳理现有规章制度的基础上，完善档案安全保密制度，明确安全管理工作责任。档案工作主管领导是本单位档案安全的第一责任人，承担档案工作职能的机构是主要责任机构。档案库房要由专人负责管理，非档案工作人员不得入内。在各级岗位中，要权职分明，各司其职，一旦发生档案安全事故，追究到底，绝不姑息。 5、加强档案鉴定销毁机制 对已到保管期限的档案，要严格按照国家有关法律法规组织鉴定。鉴定程序要符合要求，鉴定报告各项签认手续要完备。销毁档案要经本单位领导批准后，由两位人员在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁时要严格执行保密规定。 三、加强档案安全的科技研究与应用，建构档案安全的