试论如何提升干部人事档案管理效能调研.docVIP

试论如何提升干部人事档案管理效能调研【摘 要】干部人事档案是如实的记录和反映干部在政治、工作、品德、思想等方面的个人成长历程、维护历史面貌的一项真实而重要的工具和方式。这项工作具有较强的政策性、专业性和机密性。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，干部人事档案的管理也相继出现了一些新状况和新挑战，根据这些新问题，对于提升干部人事档案管理效能，把握新时期干部人事档案管理工作的特性，科学规范的管好干部人事档案，促进干部管理与人力资源开发工作，构建和谐社会起着重要作用进行了调研和总结。 【关键词】提升；干部人事档案；管理效能 1.干部人事档案的作用 干部人事档案从官吏选拔制度实施起，就已经开始发生作用了，经过日积月累和实际需要，其数量和种类有所增加，逐步形成目前在培养、选拔和任用干部等工作中记录其成长过程的专用工具，用以考察干部在德、能、勤、绩、廉等各方面的真实记录，按照中组部关于《干部人事档案材料收集归档规定》的要求范围，进行合理排序并整理装订后组成的，是了解、考察、考核及正确使用和选拔干部必不可少的重要依据。 2.传统干部人事档案管理方式和问题 笔者对于一些企业在干部人事档案管理方面做了调研，自20世纪50年代产生以来，由于受到物质条件的制约，所使用的工具是：硬封皮、条形目录分类章、浆糊、带倒钩的锥子、缝纫机、鞋带、木柜等，方式比现在来说较为原始。在实际保管中，根据国家对于干部人事档案的目录分类要求，按照一类 履历材料；二类 自传材料及报告个人有关事项的材料；三类 考察、考核、鉴定、审计材料、、、、、、十类 其他可供参考的材料。然后按照这个内容分类的时间先后次序装订，然后编号放入柜子中。经过近年对干部人事档案管理状态的调研发现，在过去干部人事档案总是被看成是保管性的事务工作，是附属性工作而不是单位的主要工作，对干部人事档案管理的重要性认识不够，常规理念就是干部人事档案只要做到不丢失，不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。在这种错误意识影响下，相当一部分单位忽视了干部人事档案的管理。随着改革开放的加快和社会主义市场经济的推进，许多地区和企业为了吸引人才，进一步消除人才流动中的地域、身份等限制，放宽户籍准入政策，推广人才引进等制度。使传统干部人事档案在管理上产生了弊端：造成“人档脱节”、“死档弃档”等现象也有所增多。由于干部人事档案没有受到重视，造成管理上的松懈，在装订内容上，立卷也就不尽规范，案卷质量不高。主要原因一是干部人事档案的管理工作没有受到上级的足够重视，经笔者调研部分单位的结果，大多没有设置专职人员负责该项工作，往往是兼职较多，由于工作业务的繁杂，无法真正投入精力去处理好干部人事档案的管理工作，易发生未及时更换分类目录表，装订的次序发生混乱、该归档的零散材料却没及时归档，从而产生时间序列上的断代。二是档案用纸规格不一。笔者在实际工作中，整理各类人事档案时发现，需要装入干部人事档案的材料没有按照标准统一使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20—25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求的规定，如早期用纸基本上是16开左右的，后期的各级单位的各类材料也绝大部分是用接近A4纸的各类规格，由于纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是档案材料内容填写年龄分类混杂、前后次序混乱，如年龄、工龄、学历等记录时间段多样性。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有部分材料未按规定加盖组织、人力资源或其他相关部门的公章。五是由于木制的柜子容易发生虫蛀现象，随着天气和环境的变化，在温度和湿度上没有办法控制，而人为对于干部人事档案管理不规范、不标准，就容易引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对干部人事档案的管理产生了不利影响。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。 在日常管理中的方式方法落后，管理效能较低。笔者在调研中发现，许多单位没有投入使用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分还是靠兼职人员的手工操作，效能低下，已无法适应现代化、信息化、科学化的管理水平。因此，提升干部人事档案管理效能的手段和途径迫在眉睫。干部人事档案新必须与时俱进，沿着现代化、电子化、社会化的方向发展是干部人事档案管理创新的必由之路。 3.干部人事档案的当前发展状态与提升管理效能的趋势 针对干部人事档案更新快、变动大、查询频率提高等问题，使干部人事档案尽快实现现代化管理已是必不可少的，尽早使干部人事档案管理工作与计算机结合，真正使干部人