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数字时代高职院校档案网站建设问题及对策摘要：在对广东省80所高职高专院校档案网站进行调查发现，当前，多数高职院校并未将档案网站纳入档案信息化建设范畴，档案网站存在质量不高、服务功能不够完善等问题，由此提出促进高职院校档案网站建设不断发展和完善的对策：要从思想上重视，把档案网站建设纳入档案规范化建设标准；要加强档案信息数据化建设，保证网站信息资源数量；要建设特色档案网站；要以用户需求为出发点，拓展档案网站服务功能。 关键词：高职院校；档案网站建设；问题；对策 数字时代的到来，数字技术、网络技术、信息技术在档案领域的应用越来越广，也越来越强，档案网站作为一种先进信息环境和信息传播媒介，已成为公共信息交流和资源共享的重要平台。档案网站建设已成为档案信息化建设的重要组成部分，得到了国家档案局的高度重视，在《全国档案信息化建设实施纲要》、《关于加强档案信息资源开发利用意见》中对全国档案网站建设提出了明确的要求。但当前，占据全国高等教育半壁江山的高职院校，其档案网站建设仍存在诸多问题。 一、高职院校档案网站建设存在的问题 1.档案网站数量不足，多数院校未将其纳入档案信息化建设范畴 为了解当前高职院校档案网站建设的现状，笔者以广东为个案，于2012年7月采用网络调查法，对广东省80所高职高专院校档案网站进行了调查，调查结果发现，在80所院校中仅有30所院校的档案机构在校园网上建立了自己的档案网站，只占总数的37.5%，其中还包括7所档案工作网站无内容或外网无权限不能打开的。这说明广东省高职高专院校的档案网站建设现状不容乐观，多数院校在档案信息化建设过程中，并未自觉地将档案网站建设纳入学校档案信息化建设范畴，这不利于档案网络信息化资源的建设与共享。 2.档案网站质量不高，点击率低 在浏览30所院校的档案网站主页后发现，档案网站建设的质量普遍不高。主要表现在：一是栏目设置上，版块偏少，且缺乏层次感。80%的院校仅设有“岗位职责”、“档案法规、制度”、“工作动态、信息”等几个基础内容版块，虽然有30%的院校设有档案编研的栏目，但通过对网页的浏览发现，仅有2所院校的编研成果稍丰富，涉及到特色数字编研成果，其余多为零星的大事记。二是网页制作上，界面质量低劣，不够美观。调查发现，90%的档案网站都是静态网页，页面结构简单，网页内容多为文字材料，图像、音频、视频等多媒体类型的档案信息不多，有的栏目下甚至无内容显示。三是信息更新上，内容更新不及时，信息资源陈旧，网络及时性的优势没有体现。网站信息量小，制作粗糙，内容陈旧，不能激发用户浏览的兴趣，导致网站的点击率低下，不利于最大限度地发挥档案信息资源的价值。 3.档案网站的服务功能不够完善，需进一步拓展 一是易用性不理想。档案网站在校园网中所处的位置不清晰，进入程序繁琐。调查发现，30所院校中，仅有2所院校的档案网页是设在校园网首页的独立栏目，仅占7%，其余28所的档案网页是挂靠在直附属单位的栏目下，每次进入档案工作网页都要至少点击三个程序，这不利于读者的查询利用。二是互动性很低。多数档案网站还处于比较封闭的状态，缺乏与相关档案网站的沟通与互联，缺乏与档案利用者的沟通。调查发现，在30所院校的档案网站中设有“友情链接”栏目的仅有4所院校，设有“服务邮箱”的仅有1所，这说明，目前，高职院校档案网站建设中还缺乏信息组织与交流的手段，这不利于档案信息的获取与交流。三是检索服务功能严重欠缺。检索服务功能是高职院校档案网站的最基本功能，也承载和吸引着高校档案网站最大的服务群体，但在调查的30所院校中均没有设计档案检索服务功能，可见高职院校档案部门对这方面的认识存在严重欠缺。 二、高职院校档案网站建设的对策 1.思想上重视，把档案网站建设纳入档案规范化建设标准 随着现代信息技术的发展与应用，档案管理正步入档案信息资源管理阶段，作为现代信息技术的综合产物，档案网站以极大的包容能量充分展现形式各异的档案信息，可塑性强，同时又能以“多人—多机—同时在线”的最大开放性展现档案信息编研成果，强化服务。[1]加强档案网站建设是深化档案信息化建设的重要内容之一，高职院校领导要转变思想意识，充分认识到加强档案网站建设的必要性及重要性，把档案网站建设纳入档案规范化建设标准，可结合高职院校档案特点，从内容、技术、管理、效用等方面入手，建立和完善高职院校档案网站评价指标体系，促进网站的发展与完善。如：在内容评价指标方面，可结合档案网站所包含的档案机构信息、工作信息、资源信息及利用服务信息等内容，评价档案网站内容的完整性、可靠性和时效性；在技术评价指标方面，可结合网站设计技术、维护技术及功能开发技术，评价档案网站的安全性、查检性、易用性和美观性；在管理评价指标方面，可结合网站的日常管理、服务管理及