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能源管理体系文件系统 文件化的必要性和重要性 能源管理体系是个文件化的体系。建立体系的 过程，就是结合组织性质和特点将标准具体化 为组织的能源管理体系文件的过程 按标准要求建立的体系文件是组织实施能源管 理的规范，是企业内部法规，对所有员工来说 都是强制性的。 能源管理体系文件的结构 参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A，能源管理 体系文件可分为三个层次 按GB/T23331-2009标准要求纲领性、概 手册 括性描述能源管理体系，阐述企业的能 A层次 源方针、能源目标，引出能源管理体系 程序 程序 B层次 描述实施能源管理体系要素及所涉及到 的各项职能部门有关活动 其他能源文件 表格、报告、作业指导书 详细作业文件 能源管理体系文件的要求（I ） 文件的系统性 文件与文件之间应层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序， 覆盖标准的全部内容和现场的全部活动、场所 文件的权威性 文件经最高管理者发布实施，就成为组织所执行的内部法规性文 件，是指导组织一切活动的行为规范和实施审核的依据之一 文件的见证性 能源管理体系文件可以作为客观证据以向管理者、相关方、第三 方审核机构证实本组织能源管理体系的运行情况 能源管理体系文件的要求（II ） 文件的适宜性 能源管理体系文件应充分反映出组织活动的特点、规模、能源因 素的类别、技术水平及人员素质，并能持续保证适宜、充分和有 效 文件的符合性 能源管理体系文件应符合标准（4.4.4）条款的要求，充分体现 出“ 标准要求到的要写到、写到的要做到、做到的要有效 ” 文件的可操作性 能源管理体系文件应具有可操作性，务求实效，不摆花架子，具 体的控制方法的选择一定要结合组织的实际情况而定 能源管理体系文件的编写步骤（I ） 培训 –标准 –编写方法 成立编写小组 –最高管理者有效介入 - 小组成员经过培训 –具备一定的管理经验 - 能代表各有关部门 制定能源管理体系文件编写计划 – 明确任务分工 –每一文件的编制都有明确的负责人 – 明确时间要求 –征求有关编写人员的意见 能源管理体系文件的编写步骤（II ） 规定能源管理体系文件格式要求及内容要点 –手册各章节格式统一，程序的章节格式统一 –针对手册章节和程序文件，提出内容要点 –文件内容满足标准要求并结合组织实际 –编写组成员集体讨论文件格式要求及内容要点 现状调查 – 收集与能源有关的文件 – 摸清现行做法 按计划进行编写 – 遵循文件编写要求 – 保证进度 能源管理体系文件的编写步骤 （III ） 编写组成员集体讨论 – 相互征求意见 – 注意文件之间的接口和协调 – 注意文件的可操作性 文件定稿 发布实施 – 部门主管、管理者代表、最高管理者审核批准发 布 能源管理体系手册的内容 能源管理手册是对组织能源管理体系的书面描 述，它是全部体系文件的“ 索引” 。 能源管理体系手册的架构和格式无统一的要求。 一般内容包括： – 能源管理体系范围 – 能源方针、目标和指标 – 组织及体系简介 – 组织机构、职责权限 – 标准条款与公司现状结合的