第三章 秘书的特殊能力.pptVIP

第三章 ; ;　 　“据有关方面报道，仅北京市的高级秘书，人才缺口在1万人以上，并且这个缺口在以每年10％的速度扩大。” 　　　　　　　　　－－摘自《成才周刊》 　　　“负责招聘的一些人力资源部经理们曾向记者诉苦：公司一旦发布招聘“秘书”的信息，前来应征的往往不下数百人，能达到“职业秘书”水平的则很少，真正有经验、有能力、有地位、能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。” 　　　　　－－摘自中国教育招生考试网 ;第一节 秘书的特殊能力结构;案例分析： 2009年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时，刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。;第二节 秘书的表达能力;三、秘书的表达能力及基本需求 要准确：秘书人员无论是说话还是起草公文，都必须做到准确。在表达中不论是选字用词、判断推理、多种综合，还是阐释观点、表述意见、引用材料，以至语气的把握，标点的使用，格式的安排，都必须准确无误、无懈可击 要严密：秘书的表达要做到严谨周密，不能出现遗漏，丢三落四。秘书要充分了解表达对象的特征，准确把握对方的意图和需求，充分认识语言表达的环境，讲究表达的时机和方式。; 要简明：善于抓住实质性的东西，在准确严密的基础上，用简短的语言叙述出来。无论是口头表达还是书面表达，都要力求用最精练的语言，表达出最必要的内容，做到“文约而意丰”，“言简而理周”。罗嗦冗长，是秘书表达的大忌。 要迅速：秘书活动时效性强，在写作时要练就“出手成章”、“出手一篇稿”的快速写作能力。口头表达也同样需要口齿伶俐、流畅清晰、应对及时。; 案 例 20世纪90年代中期，当时的国家经委办公厅对全国200多个中小企业的厂长经理秘书进行了一次有关企业秘书素质的问卷调查，对“你认为当代秘书必须具备的最主要的能力有哪些”这一问题的统计结果，“文字表达能力”被排在第八位，在它之前的几种能力为组织协调能力、摄取信息能力、政策理解能力、具体办事能力、出谋献策能力、交际能力、口头表达能力。 根据以上调查材料，请你思考： 这个调查结果能否说明“文字表达能力”对于现代秘书来说已经不是很重要了？ ; 四、秘书良好的语言表达能力具体表现在哪些方面 一个人的语言能力主要表现在语言的分量、语言的逻辑性和语言的幽默感三个方面。 语言的分量是由词意和态度两因素构成。词意是指语言的本意，态度是指表达时的轻重缓急和所持的表情、情绪。语言的词意要求语言能准确的表达思想，不要词不达意，废话连篇。一个人需要注意语言分量，贬意的语言分量过重，容易令人伤心，背上思想包袱；如果过轻，则达不到启发人、震动人、教育人的目的。反过来，褒意的语言过重，容易使人骄傲自满；过轻则对人起不到鼓舞作用，也许会令人失望。?????? ; 语言的逻辑性，就是要使语言严谨、有条有理，无懈可击、令人信服，要做到前后呼应，因果联系紧密，这样就能紧扣听众的心弦；否则，就会显得罗嗦，冗长，言之无物，东扯西拉，令人乏味。????? 语言的幽默感，能使一个人更好地团结群众，造成亲松、愉快的气氛，促进与被一个人的思想，感情的交流，使群众更容易接受自己的观念。;美国前国务卿鲍威尔说： 急事慢慢地说， 大事想清楚再说， 小事幽默的说 没把握的事情小心的说 做不到的事不乱说，伤害人的事坚决不说，没有发生的事不要胡说，别人的事谨慎的说，自己的事怎么想就怎么说，现在的事做了再说，未来的事未来说。;五、秘书表达能力的培养 　　 （一）必须学习语言，掌握语言 （二）必须进行实践;第三节 秘书的信息处理能力; 21世纪人类社会步入了全新的信息时代，现在，《纽约时报》一天的信息量等于17世纪一个人一生所能得到的信息的总和。; 一、秘书处理信息的重要性 （1）秘书处理信息可以维持一个单位正常运转 （2）秘书处理信息可以全面掌握情况，及时发现问题 （3）秘书处理信息是当好参谋与助手，为领导决策服务的一种有效方法。; 二、 秘书收集信息的作用 (1)广泛、周密、经常地收集情况和资料(信息)，