英文邮件写技巧及注意事项.pptx

沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 英文邮件书写技巧与注意事项 Prepared by Kyle Yu 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 Email 目的——沟通记录 沟通三原则 准确 及时 有效 准确： 建议： 邮件内容写完后，从头到尾再检查一遍内容是否准确无误。 由客户邮件推测客户目的，以提供客户需要但没想到的信息。 邮件内容的事项层次分明。 提供数据类信息尽量用表格并在邮件中附截图。 需对方提供的信息需说明deadline。 需要收集信息可自己做好信息模板，以便对方填写。 回复的邮件删除不必要的信息。 作为内部讨论问题的邮件要移除公司外部无关人员 2. 及时： 当天邮件务必当天看完，尽量当天回复，如需收集、整理信息，需告知客户收到邮件，预计何时回复。 3. 有效： 对于急需的信息，发完邮件后要电话确认对方是否上班，是否有收到邮件。 邮件内容言简意赅，以方便对方阅读。 3 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司 邮件书写原则 邮件的记录作用 客户及其他人重要信息邮件要有特别文件夹保存,以方便查找。如客户通知设变，承担Liability等事宜。 前段给后段的指令要有邮件作为依据。如交货计划，生产排配，物料，版次等信息。 如事情紧急通过电话确认后，需发邮件告知对方电话所谈内容（如电话所谈）。 邮件书写规范 To 部分： 放事情直接责任人。 2. CC（Carbon Copy）部分： CC对方及我司Team 的PM/Leader及其他相关人员。 CC高层主管及对方直属主管的两层含义： a. 知会各主管邮件事宜。 b. 投诉（可从邮件内容表明）。 3. BCC(Blind Carbon Copy): 主要用于群发邮件。 邮件书写规范 4. 邮件标题： 标题是对邮件内容的概括， 如XX专案库存统计；XX专案交货计划 如邮件紧急且重要，在标题最前方加【重要】【紧急】字样 如需要哪位老板特别关注，可在标题注明。 5.邮件内容 大致可分三部分，称谓问候；正文；结束语。 5.1 称谓问候 Hello XX; Hi XX; Dear XX； Dear Sir or Madam Good morning/afternoon/evening/day. Thanks for your email./ Thank you for your prompt reply./ Thank you for your feedback. 邮件书写规范 5.2 正文 言简意赅 条理清晰 层次分明 Highlight内容可用红色、加粗字体。 邮件书写规范 5.3 结尾及邮件签名 5.3.1 邮件结尾 Thanks for your great support and help. Thanks for your understanding. Looking forward to your early reply. Your early reply will be highly appreciated. BR/Yours faithfully / Faithfully yours / Yours truly / Truly yours / Sincerely yours 5.3.2 签名内容范例 姓名 |   公司名  |   国家  |   部门  |   职位  |   Phone: 座机 |  ext:86477  |   Mobile: 手机  |   Fax: 传真  |   Email: 邮箱  |   Site: 公司网址  |   Address: 公司地址  | 沧州惠邦交通通讯产品制造有限公司