第二节 常见公文的写作.pptVIP

三、函 一 函的概念和特点 函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等使用的公文。其特点是： １．行文的多向性 公文中只有函具有多种行文方向，它大部分用于平行机关或不相隶属机关之间，有时也可用于上行或下行。 ２．功能的多用性 函的用途广泛，使用频率高。主要用于不相隶属机关之间商洽工作，询问、答复问题，周知事项，也可以向业务主管部门请求批准有关事项，还可以用于上下级之间的公务联系。 ３．写作的灵活性 篇幅短小，轻捷简便，写法灵活，不受公文格式的严格限制。 二 函的分类 １．按作用可分为商洽函、询问函、答复函、邀请函四种。 （１）商洽函 用于平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜。如商洽干部、洽谈业务、联系参观访问等。 （２）询问函 用于向上级或平级机关询问情况或向下级机关催办事宜。 （３）答复函 用于答复下级或平级来函询问、商洽的问题。 （４）邀请函 用于任何机关之间邀请外单位代表和个人参加会议或活动。 ２．按行文方向分为去函、复函两种 去函是为商洽工作、询问事项，主动给其他机关发函。复函是针对来函作复，为被动行文。 函一般不具备批示作用，但上级给下级的复函，在业务上有指导作用，下级机关应按复函中的要求执行。 三 函的格式 函的写作格式一般包括标题、受文单位、正文、落款。 １．函的标题 一般由发文机关、事由和文种构成。去函的标题一般是“×单位（发函机关）关于××事给×单位（收函机关）的函或“×单位关于××事的函”；复函的标题一般为“×单位（发函单位）关于××事的复函”。 ２．受文单位 即函的送达对象。 ３．正文 （１）开头。交代写函的根据。发函要写清发函的起因，复函一般只写“××（指单位）××××（批年号）××字××号函悉。” （２）主体部分。提出要商洽、询问、答复、周知的事项。发函要将商洽、询问的事项交代清楚，语言要注意分寸，讲究礼貌。复函要针对来函，简短、扼要、明确地给予答复。 四 函的写作要求 １．开门见山。尽快点明主题，力戒漫无边际，故意绕弯子。 ２．叙事简洁，要求明确。发函要将商洽、询问的事项写得具体、明白，以便对方能准确回复。复函要有的放矢，不能偏离来函的要求。 ３．用语得体，注意分寸。用于商洽、询问事务的函，措辞要得体，掌握分寸，语气力求平和、礼貌，不能生硬地强迫对方按自己意见办事。用于答复问题的函，要有问有答，语气肯定，不能模棱两可。 请求××省旅游局解决我会 会议用房问题的函 ××省旅游局： 我研究会将于２００４年３月２５日－３月３０日在省会××市召开“全省旅游高职高专教育研讨会”，及会代表９０人。需租用××宾馆双人间４２间，单人间６间，大会议室１间，小会议室４间。能否解决，请予回复。 ××省旅游高职高专教育研究会（盖章） ２００４年２月１５日 例文一 ××市旅游集团公司关于委托 ××旅游学院举办管理人员培训班的函 ××旅游学院： 为了培养新世纪的旅游管理高级人才，我集团公司拟委托你院举办一期管理人员培训班，时间一年，人数３０人，采取脱产学习的形式。学费按你院有关规定支付。能否接受，请予研究函复。 ××市旅游集团公司（盖章） ２００３年２月１２日 例文二 ××旅游学院关于为××市旅游集团公司 举办管理人员培训班的复函 ××市旅游集团公司： 你集团公司２００３第０２１号来函已于２月１５日收悉。 关于为你公司举办管理人员培训班的问题，经研究答复如下： 一、同意为你公司举办管理人员培训班，人数３０人，时间一年，脱产学习，开学时间：２００３年３月１５日。 二、有关学籍管理及实习、收费标准等问题，请参照《××旅游学院关于举办管理人员脱产培训班的规定》中有关条款另议。 特此函复 ××旅游学院（盖章） ２００３年２月１８日 附：《××旅游学院关于举办管理人员脱产培训班的规定》 例文三 四、报告 （一）报告的概念和种类 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议或意见、答复上级机关询问的公文。是一种陈述性的上行文。 报告的种类很多。按内容分，可分为专题报告和综合报告。专题报告，内容单一，是就某一专项内容而写的报告。综合报告，内容具有综合性，是全面反映情况的报告。按性质分，报告又可分为汇报性报告、建议性报告、答复性报告、呈送性报告。 （二）报告的结构及写法 报告由标题、正文、署名及