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浅谈科研课题档案管理及其存在的问题与对策 　　摘 要：本文介绍了科研课题、科研课题档案、笔者单位科研课题档案的管理情况，分析了科研课题档案形 成过程、科研课题档案滞留、科研课题档案资料编号、无课题号的科研课题档案归档等问题，提出了解决问题的对策。 　　关键词：档案；档案管理；科研课题；科研课题档案；编号 　　1 科研课题档案的管理 　　1.1 科研课题的概念 　　科研课题是指针对未来型号研制基础技术和关键技术的预先研究课题。一般分基础研究、应用研究和先期技术验证三个阶段。基础研究是为解决装备研制的技术问题而进行探索的新思想、新概念和新原理而进行的研究活动。应用研究是应用基础研究或其他科学研究成果，探索新思想、新概念和新原理应用于装备的可行性和实用性，确定其主要参数的研究活动。先期技术验证是应用基础研究、应用研究的成果和实际经验，通过部件和分系统原型的研制、试验、测试或计算机仿真，验证其可行性和实用性的技术开发活动。在笔者单位，按照经费来源分两类，一是由上级主管部门下达的研究课题（包括横向签订合同的科研课题）；二是由研究院自行立项的研究课题。 　　1.2 科研课题档案的概念 　　科研档案是指在航空工业科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式、载体的文件材料。依据《航空工业科学技术研究档案管理办法》，我院对科研课题档案的定义是：科研课题档案是指在科研活动中，直接形成的具有保存价值，并按一定要求归档的科研课题文件材料。科研课题文件材料是记录和反映科研活动的文字图表等科研文件的总称。 　　1.3 科研课题档案的管理 　　《航空工业科学技术研究档案管理办法》规定，科研档案是航空工业档案资源的重要组成部分，是国家的宝贵财富，??集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。同时明确，科研档案管理是科研工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。在进行科研课题（项目）方案论证、进度考核、鉴定验收、成果评审和推广应用等活动时，应有档案部门人员参加。 　　1.4 研究院科研课题档案的管理 　　1.4.1 注重制度建设，不断完善科研课题档案管理规定 　　1997年按照《航空工业科学技术研究档案管理办法》结合研究院实际情况制订了《科研课题档案管理规定》纳入院管理标准，于2003年6月进行第一次修订，2011年又按照2008年新颁布的《航空工业科学技术研究档案管理办法》进行第二次修订并颁布实施。 　　1.4.2 注重科研课题档案归档计划制定，严格执行归档要求 　　从“十五”开始，每年初科研课题计划随院里的科研计划由科技部一同下达，在科研课题计划中对科研课题项目文件材料的归档提出要求；在检查计划进度时，检查科研课题文件材料的归档情况；在验收鉴定科研成果时，验收鉴定科研课题文件材料完整性、准确性。 　　1.4.3 注重科研课题档案归档检查，确保文件材料的完整、准确、齐全 　　科研课题在研究过程中各阶段形成的主要文档由任务书、论证报告、计算文件、试验文件、设计文件、说明书、技术总结、科研报告、研究工作总结、试验结论性的文件、分析与仿真报告、图纸等。在实施过程中产生的科研课题档案在结题前应全部归档，纸质文件应为原件，文件的审核、校对、批准、标检签署齐全，字迹工整、图样清晰。档案主管在接收归档检查时要认真检查，确保文件材料的完整、准确齐全。 　　2 科研课题档案管理中存在的问题 　　2.1 科研课题档案形成过程问题 　　按照《科研课题档案管理规定》，在课题研究过程中各阶段形成的资料在结题时应全部归档。要求各单位或课题组从接受任务开始，就明确科研课题文件材料的收集、归档责任人，由归档责任人负责收集、积累该课题所形成的全部科研课题文件材料。在实际工作中，有些科研课题没有分阶段审核归档，往往是在结题审核后集中归档的，这样就造成后期资料过多堆积，既是档案管理人员抓紧时间整理，更新《兰台档案管理系统》中的信息，也要一定时间，会影响科研技术人员的借阅查看，不利于科研课题档案资料的利用。 　　2.2 科研课题档案滞留问题 　　按照《科研课题档案管理规定》要求，科技管理部门在下达科研课题计划时，提出科研课题文件材料的归档要求；检查计划进度时，检查科研课题文件材料的归档情况；验收鉴定科研成果时，验收检定科研课题文件材料；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，都需档案室档案主管签字。在五年规划结束时，各单位应将各科研课题的资料向档案部门归档，并由档案主管签字，方可完成验收。但事实并非如此，有相当部分资料存留在个人手中，往往是在申报科技成果时候才归档，而此时这些课题已经结题，这反映了这些课题在结题验收的支撑材料中有未经过档案主管审核签字的课题档案，相关人员在结题验收审查时把关不严格造成的。