机械与动力工学院档案管理办法说明.PDFVIP

机械与动力工程学院档案管理办法说明 （2017级新生教育） 2017年9月6 日 档案管理说明 Shanghai Jiao Tong University 1、管理网络图(基本内容） 阶 需归档材料 负责人 段 本科生 研究生 1、婚姻登记表（研究生院） 2、新生入学登记表（研究 1、学生信息登记表（学生事 入 生院） 务中心） 年级or系所思政 校 3、硕士or博士报考登记表 2、体检表（校医院） or免试推荐表（教务办） 4、支教鉴定表（学生本人） 1、党员材料 1、党员材料 年级or系所思政 过 2、军训鉴定表（武装部） 2、表彰等 PS ：党建材料由党 程 3、表彰等 3、实习鉴定、表彰等 总支办公室归档 4、实习鉴定、表彰等 1、学位授予通知（教务办） 1、成绩单（教务办） 2、成绩单（教务办） 2、报到证（就业中心） 离 3、报到证（就业中心） CDC负责，年级or 3、毕业生登记表（CDC) 校 4、毕业生登记表（CDC ） 系所思政配合 4、优秀毕业生登记表（就业 5、优秀毕业生登记表（就 中心）5、学位授予通知 业中心） 档案邮寄简要说明 ▪ 在正常工作时间，学院每周集中一次处理，学校档案馆也是每两周统一处理一次；每年最 少需要邮寄处理700份档案，包括以下内容也就意味着整理工作涉及700*18的工作量 ▪ 本科期间必须归档材料：（1）上海交通大学学生登记表；（2）高等学校毕业生登记表 ▪ （3）本科生成绩单；（4）本科生学位授予通知（2016年7月首次执行） ▪ 硕士期间必须归档材料：（1）攻读硕士学位研究生登记表（原报考表）；（2）上海交通 大学研究生入学登记表；（3）婚育状况登记表；（4）毕业研究生登记表；（5）研究生 成绩单；（6）学位授予通知书 ▪ 博士期间必须归档材料： （1）报考博士学位研究生登记表（原报考表）；（2）报考上海 交通大学博士研究生推荐信两封；（3）上海交通大学研究生入学登记表；（4）婚育状况 登记表；（5）毕业研究生登记表；（6）研究生成绩单；（7）学位授予通知书 ▪ 通常在放寒暑假前已经把有关的工作处理完。为了能做到这一点关键在每个年级从开学 开始每个环节都及时告知学生档案管理的重要性，毕业前学生及时提供信息给班长。 当前常见的问题 Shanghai Jiao Tong University 1、部分毕业生在毕业时不重视自己档案事宜，过很多年后突然返回 学校询问档案邮寄事宜。 2、由于