四、订定进度管制表.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 4.5 專案溝通規劃 溝通需求(Communication Requirements)：專案利害關係人(Stakeholder)所需資訊的總合 專案利害關係人 所關心事項 專案資訊需求 專案贊助人 專案執行成效 成效報告、預算支用、進度與風險等 客戶 專案執行成效 專案審查結果、成效報告、問題解決、品質與進度 公司財務部門 公司現金流 專案各階段完工驗收時間與請款、付款進度 公司功能部門 技術支援需求與資源使用 專案執行縣況與相關問題、重要資源之釋放 專案溝通計畫矩陣 提供者 接受者 發布管道 發送內容 發送頻率 專案經理 管理高層 專案審查會議 專案執行現況 每季一次 專案經理/團隊 客戶 專案審查會議 專案執行現況 每季一次 團隊成員 專案經理 電子郵件/ 工作會議 本週工作狀況 每週一次 專案經理/團隊 公司各部門主管 專案成效報告 專案進度與問題 每月一次 例： 4.6 控制三步驟 設置績效指標 績效指標，或稱「基準(Baseline)」 指標用以指出成本、時程及技術因素的控制，及專案必須維持的範疇 利用規劃的基準來評估實際的績效 上一步驟所律定的指標將作為實際績效進展之比較的基準，與實際進度及完成的工作進行比對，以驗證目標的正確性(確認符合運作要求) 採取必要的矯正措施 當原有預測或預期出現失真時，專案經理需及時採取必要的矯正措施，或修正專案目標，確保專案的規劃目標與最終的結果能相符 圖9-1：專案監控的步驟與循環 五、活動結束 5.1 專案結案程序組 5.2 專案終結之型態 5.3 專案結案之主要工作 5.4 專案的知識管理 5.5 績效評估 善後階段工作 1.收拾器材、整理會場 2.照片沖洗、紀錄整理 3.歸還器材、感謝協助 4.經費核銷 5.召開檢討會 6.呈報有功人員 5.1 專案結案程序組 結案程序組是指「正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊地結束所有的作業。」 專案最後的收尾動作，包括 人員的歸建 相關剩餘資源與工作的善後處理 最終產品或結果的接受與移轉 專案利害關係人共同檢討專案結果與過程 發展專案之「經驗學習(Lessons Learned)」 文件的存檔與結案報告的撰寫等 結案程序群組 結束專案 合約終結 計劃程序 群組 起始程序 群組 執行程序 群組 來源：PMBOK 3rd, Fig. 3-10 5.2 專案終結之型態 1.專案取消(Cancellation)： 專案在進行概念發展時，經過市場分析、風險分析及技術可行性分析後，若評估認為不可行，需透過一定的決策過程將專案取消。 專案在概念發展階段被取消，對組織的衝擊及資源的浪費最低。 專案終結之型態 2.專案中止(Termination)： 專案目標已無法達成或已無繼續完成的必要時，專案就會面臨中止。 專案中止的可能原因： 政策性中止：需求改變、市場或經濟狀況改變、 缺失性中止：技術發展問題、執行能力 專案終結之型態 3.專案結束(Project Closure)： 專案目標已達成，產品已符合客戶需求及確認接受專案結果後正式進入結案程序，使專案能順利完成所有任務。 5.3 專案結案之主要工作 1. 確定所有工作均按合約或相關計畫完成。 2. 通知客戶專案的完成並確保所有產品或服務已完成交付且以被接受。 3. 確定所有文件包括相關之評估報告均已完成，且結案報告已完成準備。 4. 澄清所有的付款及帳單均已處理。 5. 專案小組解編、成員歸建與後續工作之安排。 6. 設施裝備、材料及資源的重新分配或汰除。 7. 決定哪些資料與紀錄應保留，並放置在妥善地點。 8. 確定所有支援裝備及場所已完成移交。 9. 確認專案結束後之所有資料均已建檔並會適當有效的運用。 專案中止或結束的WBS 專案中止或結束 組織 財務 合約 場地 結案會議 歸建計畫 個人報告 支出審查 帳務結算 最終財報 履約文件 通告廠商 最終付款 關閉設施 處理裝備 轉讓物資 結案會議檢討事項表 5.4 專案的知識管理 企業的知識不僅來自成功專案的知識，更包含那些從失敗專案中所學到的經驗及教訓，它們對企業而言都是無價的資產。 留存重要的數據、資料、文件與經驗，並結合有效的知識管理方法，對企業未來專案的成功率大幅提升。 “凡走過，必留下痕跡” PM KM 專案的成功需仰仗知識與經驗的正確結合 知識管理能大幅提升專案的投資報酬率，而它必須是專案管理中的一部份 “帶領我們進入這個時代的技能， 並不一定是帶領我們奔向未來所需的技能” 5.5 績