高校财务部门基于计算机技术的内控探讨.docVIP

　　高校财务部门基于计算机技术的内控探讨 20世纪70年代末期以来,计算机技术开始进入我国的会计领域。随着计算机X络技术的飞速发展及应用,传统的会计工作方式也随之产生重大的变革,传统的控制思维已经不适应计算机X络技术下的会计工作。对于高校财务单位,会计软件的广泛使用对传统财务体系产生了一系列的冲击。最近10年来,许多学者专家对于新形势下的会计内部控制制度提出了建设性的意见。笔者将把目光专注于高校财务领域,循着众多前辈的方向,试着对高校财务新形势下的内部控制问题及对策提出一些自己的见解。 一、计算机技术对高校财务的影响 (一)颠覆传统高校财务管理思维 传统的高校财务部门主要管理内容为:对工作人员的管理、工作人员相互牵制制度的应用及对账本等记录资料的保存和稽查等。将计算机应用于会计核算以后,部门管理的主要内容变为对人的管理,对财务系统授权的管理,对财务数据的保存及风险管理等。管理内容的颠覆性变化急需部门领导者改变传统的管理思维,对新的高校财务系统构成有清醒的认识,并进行有效的管理。 (二)使高校财务的工作模式产生重大变革 传统的高校财务工作为资金的收付、账簿的记录、数据核算、数据审核及原始凭证和账本的保存管理,核算工作需要大量的工作人员来完成。将计算机引入财务工作后,高校的财务工作由各个计算机功能模块组合而成。工作人员根据相关的法律法规对原始的凭证进行甄别后,录入各个模块的系统里,然后由计算机系统来进行加工处理,导出相应的结果。在这个过程中,计算机系统的极速运算功能为会计的核算工作节省了大量的人力。会计人员的工作模式由人-数据模式转变为人-机模式,工作人员的工作重心不再是数据核算,而是对于计算机系统模块功能的应用。 (三)提高了高校对财务工的素质要求 相对于传统会计中核算型的财务人员,计算机系统下所需要的财务人员应具备更高层次的素质。在手工核算的时代,财务工作的内容单一,分工细致,以核算为主,基层财务人员管理职能被弱化。在计算机加入这个工作流程后,财务工作体现为对于不同的工作模块的应用和管理。这就需要财务人员具备全面的知识,处理日常工作中的各种问题。另一方面,计算机系统更新的速度很快,各个系统模块的升级已经是一种常态,这也需要财务工作人员持续学习,及时更新知识。 (四)高校财务部门与外部单位合作程度加大 近10年来,随着计算机系统的迅速发展,高校财务部门先后采用专业的财务软件进行业务处理。纵观现在高校财务所使用的软件,主要有天大天财、用友软件、金蝶软件等,它们可以满足各类高校的一般使用。由于不同高校具备各自的特点,要实现个性化的功能就需要软件供应商的个性化设计。这类程序设计需要高校财务部门同程序设计人员相互合作,才能设计出符合实际需要的软件。在财务部门逐步完成会计电算化的过程中,对于外部软件供应商的依赖性越来越大。 (五)高校财务风险防范的内容发生重大变化 手工核算体制下,财务风险防范主要以不相容职务相互分离为原则,以人员相互牵制、定期进行稽核为主要方式。然而在计算机加入这个工作组织以后,先前风险防范的体系被打破。在计算机系统下不相容职务相互分离的原则没有彻底执行,人员相互牵制也不能保证控制的效果。风险的大小很大程度上取决于系统授权管理和执行程度、接触计算机相关人员的操作方法、计算机软硬件的安全性与稳定性、数据的安全性等。高校的财务部门采用计算机系统不过短短几年的时间,对于新形势下风险防范的意识还不足,内部控制的方法也在积累和摸索中,很多具体的做法需要完善和改进。 二、高校财务计算机系统下内部控制的目标 一切的行为都有其目的性。《内部会计控制规范——基本规范(试行)》中对内部会计控制的定义为:“为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序”。这个概念对于我国各个行业中的会计内部控制实践都具有指导意义。具体到高校财务,其内部控制的目标为保证高校财务工作的有效进行,保护高校各方面资产的安全与完整,在实际业务中可以防止、发现、纠正错误和舞弊的发生,保证会计资料的真实、合法和完整。 三、计算机系统的运用对高校财务部门内部控制体系运行带来的挑战 (一)内控意识更新缓慢,带来决策风险 意识是决策的基础。最近几年,随着计算机系统在高校中应用越来越多,内控的条件和对象等一些重要因素已经发生重大改变。很多高校的领导层,对于这个变化没能进行正确的判断,对于新情况没能进行及时、合理的反应。现在运行的内控体系大多只是在传统的内控方式上进行了表面的修改。计算机系统已然成为财务部门一个重要组成部分,而内控的意识和内控的现实出现不对称,可能导致部门领导在内部控制机制设计上做出错误的决策。 (二)可能引发技术风险 传统的手工核算体制下,高校财务各个业务组之间通过数据传递和交换建立联系