企业档案管理{最终版}.ppt

企业员工档案管理 * 一、企业员工档案的含义 员工档案是企业为了管理企业聘用的员工而建立的有关员工个人情况的档案。 每一各员工被企业正式录用后，企业人力资源管理部门应及时建立有关的员工档案。 * 二、企业员工档案的归档要求 （一）企业人力资源管理部门对应反映员工上述方面的材料应及时整理归档； （二）归档的材料必须真实，文字清楚； （三）企业员工档案实行一人一档的立卷方法。 * 三、企业员工档案保管期限、代号 （一）保管期限：“定期” （二）代号：H（参照P3-P4的分类） * 四、企业员工档案收集范围 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注 1 员工录用登记表 定期 2 员工与企业的劳动合同等契约性文件 定期 * 3 员工身份证明材料（如身份证复印件等） 定期 4 员工学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件） 定期 5 员工在本企业工作期间的考核、考绩、鉴定材料 定期 * 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注 6 有关员工任免、聘用、待遇、奖惩方面的文件材料 定期 员工与本企业合同期满后，企业应将有关材料交员工本人 7 员工在本企业工作期间参加各种培训的证书 定期 8 员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料 定期 9 有关该员工的其他应归档文件材料 定期 * 五、企业员工档案整理方法 按入职先后每一位员工分开管理，即在大类代号后直接跟案卷号；职工人数多的可先区分部门或年度，即大类代号后跟部门或年度代号，最后加案卷号。 也可以按照姓名的汉字声母（ABCD…）依次排列。 * * 企业员工档案目录 卷号 归档号 题名 起止日期 卷内页数 保管期限 备注 1 ×××员工档案 10 定期 卷号：1 * 企业员工档案目录 卷号 归档号 题名 起止日期 卷内页数 保管期限 备注 1 ×××员工档案 10 定期 题名：×××员工档案 * 企业员工档案目录 卷号 归档号 题名 起止日期 卷内页数 保管期限 备注 1 ×××员工档案 10 定期 卷内页数：10 * 企业员工档案目录 卷号 归档号 题名 起止日期 卷内页数 保管期限 备注 1 ×××员工档案 10 定期 保管期限：定期 企业特殊载体档案管理 * 一、特殊载体档案的范围 （一）声像档案，包括： 1 照片 ， 2 底片 ，3 录音带 ， 4 录像带，5 磁盘 ， 6 光盘。 （二）实物档案，包括： 1 奖旗 ， 2 奖杯 ， 3 奖状 ， 4 牌匾， 5 证书等。 *  二、特殊载体代号 “J”。 三、特殊载体档案的保管期限均为永久。 * 四、特殊载体的整理 整理一般应用“年度—问题”的方法。 照片档案归档时注意填写相关的文字说明，包括摄影时间、地点、人物、背景、拍摄者介绍等等。 一组联系紧密的相片应有一个分组说明，简明扼要地写在这组照片的上方，然后在每张照片的下端写上具体的补充说明。 * 录音带、录像带档案的整理以自然盒（盘）为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注明内容、主要任务、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。 奖旗、奖状、奖品、纪念品等实物档案按件进行编号和编制目录。 * 企业档案室库管理 * 一、档案室库要求 （一）“三室”（档案室、阅览室、办公室）各企业应根据本单位情况设置，但档案室应尽量独立设置。 （二）“八防” 1 防盗， 2 防尘， 3 防光， 4 防高温 5 防湿 ， 6 防火， 7 防虫， 8 防有害气体 * （三）“三铁” 1 铁门 2 铁窗 3 铁柜 * 二、建立各种规章制度 包括：借阅、管理、保密、保管、鉴定销毁、档案员岗位责任制 * 谢 谢 * * 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。 * 9、文件装盒 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。 * 在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图） * * 全 宗 名 称 全宗号 类别号 年 度 机 构 期 限 起止件号 档案盒背脊式样 × × 公 司 全宗号 类别号 A 年 度 2005 机 构 期 限 短 期 起止件号 1－28 已填好的档案背脊事例 10、打印目录 按不同的保管期限打印并装订归档文件目录，一式一份。 “档案目录”由“归档情况登记表”、“归档说明”、“归档文件目录