《秘书实务》教学课件（全套）.pptVIP

《秘书实务》教学课件 《秘书实务》教学课件 任务引入： 一上班，经理交待秘书高山，下星期二（9月2日）奥科公司王总经理一行7人，来公司参观学习先进的管理经验，让高山尽快制定出接待计划，做好相应的接待工作。 接待的类型 接待类型 接待类型 接待程序： 接待前的准备工作： 心理准备（诚恳的态度与合作精神） 业务知识能力准备 环境准备 办公用品准备 接受任务后的接待准备工作： 接受任务后的接待准备工作： 讨论： 日程安排： 接待工作的实施： 1、迎接来宾 2、会见、会谈的接待 3、宴请接待 4、参观游览 5、娱乐活动时讲礼仪 6、报道 7、送客 讨论： 任务小结： 学生练习： 我院管理系学生会计划于5月4日联合本市几所大专院校举办一次“五四”青年节联欢会，学生会干部提前两个月发出邀请后，陆续有几所院校学生会干部前来询问相关事宜，做为学生会组织人员，对此要做哪些相关准备工作？ 《秘书实务》教学课件 任务引入： 天地公司最近几年不断研发新产品，业务发展迅速，前来洽谈事务或参观学习的人员不断增多，经理秘书高山随时都可能会遇到各种各样的来访者，今天是2008年8月25日（星期一），高山上班后查了下工作日志，公司张总上午8点半参加公司重要会议，10点半将与华强公司常经理商谈新开发的电子产品的合作事宜。 正在他忙着准备相关材料和接待物品时，常经理因工作顺路提前到了。…..才送走了客人，又来了两位要求见经理的其他公司的人员……。 一 接待应遵循的原则： 程序： 程序： 未预约客人的几种处理办法： 有预约的接待工作的实施： 1、心理准备 2、整理接待室 3、主动迎接与问侯 来访登记表示例： 情境模拟： 座次安排： 未预约的接待工作的实施： 1、热情询问 2、耐心解释 3、礼貌送客 任务小结： 学生练习： 小王是天地公司负责接待的秘书，一位客人未经允许，也没有被预约，坚持要见你的上司，如果你是秘书小王，该如何处理呢？请提交几种处理意见。 《秘书实务》教学课件 任务一、接待预约和未预约的来访个人 假如你是新开泰物业有限公司的秘书，一周前公司来了实习兼试用的电话员兼接待员小丽。今天早上你发现桌子上有一封她留给你的短信，内容是： 你好！我因接待来访者和通过电话与外界联系时不得体曾受到多次责备。我的确很想得到这份工作，希望你给我一些建议和指导，我该如何做好来访者的接待和电话的接待。不然，我就有被辞退的可能。有时碰到来访者是不速之客，而上司又不想见他们，他们只好悻悻而去。而且更为糟糕的是，上司不想见，可是客人一定要见，上司不高兴，客人不满意。又如接电话，由于听不清对方的声音，对方很生气。我怎样做才能应付这些困难的场面。若你能给我一些指导或给我一些建议，我将会思考并从中学着去做，那么我就会有不被开除的希望和可能。 （一）任务分析 不论是有预约的接待，还是没有预约的接待，秘书都要以良好的职业形象热情接待，因此首先要迎送来访者的礼节知识和掌握一般接待的程序；其次按要求热情接待每一位客人，填写好来访登记表。 （二）相关知识 接待是商业活动的一个重要组成部分，接待 礼仪备受重视。接待礼仪的基本要求：热情周到 文明礼貌，平等待人，衣着得体、整洁，举止 方，女性还要化淡妆。 1、握手礼仪 握手的次序： 职位高者、年长者、主人、女性先伸手。 注意： 职位低者、年轻人、客人、男性则应该 马上伸手相握。 提示： 握手的主动权掌握在尊者手里。 1、握手礼仪 握手的方法： 力度：适中 时间：握上2、3秒钟即可。 注意： 多人相见时不可交叉握手； 握手时应该摘掉手套、墨镜 提示：面带微笑　注视对方 2、介绍礼仪 介绍顺序： 将男性介绍给女性； 将年轻者介绍给年长者； 将职位低的介绍给职位高的； 将客人介绍给主人； 将晚到者介绍给早到者。 ?提示：给尊者优先解他人情况的权力。 其次明确