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XX技术有限公司展览管理制度 一、目的 规范公司的参展活动，协调各部门的工作，变大量例外管理为例行管理。 二、适用范围 本制度适用于公司参加的所有展览会。 三、展览会各工作组职责 1、参展人员组织结构图 2、展览会各工作组职责 （1）总负责： ? 对展览会的全过程（包含从筹备、实施至结束）进行总控制。 ? 总体协调展览会期间各方面的工作。 ? 现场处理展览会期间发生的各种重大问题。 （2）责任组： 由客户工作组、展台工作组及会务工作组的负责人组成，职责为协助总负责具体实施各项工作（例如设备筹备、调试、撤展、展台设计搭建、资料礼品准备、广告宣传、展期客户接待等工作）。 （3）责任组执行秘书： 负责检查、督促各项工作的进度，协助总负责和责任组落实工作。 （4）客户工作组： 负责讲解资料的编写、参展人员技术培训、邀请客户、展览会期间的客户接待、客户及竞争对手信息收集、技术汇报会、新闻发布会等。开展后的工作重点转移到客户接待上，一切工作均围绕此进行。 (I) 客户接待组 ? 编写各参展产品的讲解材料，于参展人员出发前提前三周完成。 ? 对参展人员进行产品知识培训。 ? 编写、修订各参展产品的展板内容。 ? 督促当地代表处提前邀请客户。 ? 确定是否需要举办技术汇报会，如有需要则负责与此相关的一切事宜（时间、地点、内容、主讲人、翻译等）。 ? 确定是否需要举行新闻发布会。国内展新闻发布会的一切事宜由广告部负责，海外展由广告部或当地代表处负责。 ? 展览会期间的现场讲解。 (II) 信息小组（含市场考察人员） ? 开展前设计、制作完毕各类信息表格（客户签到表——客户填写、重要客户会谈信息登记表——参展人员填写）。 ? 收集展会期间的每日客户签到信息和竞争对手信息等。 ? 展会期间每晚督促客户接待人员填报当日的重要客户信息登记表。 ? 除日清日结外，展会结束后对所有客户信息、竞争对手信息及相关资料进行分类整理及分析，于展会结束后1周内整理完毕，并提交详细的信息分析报告给海外市场部；信息交市场策划部信息中心录入、存档。 ? 信息小组中的市场考察人员工作重点是负责当地市场的调研及收集竞争对手的信息，于展会结束后一周内，每人须将内容详实的考察报告交展览部。 （5）展台工作组： 负责参展设备的准备及调试、展台设计施工、展期资料礼品调度等工作，工作重点是展览舞台的搭建。展台工作组是为了保证客户工作组顺利完成展期客户接待任务而提供服务的小组。开展后，展台工作组的设备调试人员并入客户工作组，共同承担客户接待讲解任务，并服从客户工作组的统一调度。 (I) 设备小组： ? 参展设备的准备、组织、协调、生产。 ? 运输前参展设备的联调。 ? 参展设备的现场安装、调测、维护。 ? 撤展及清退设备。 (II) 资料礼品调度小组： 负责展前资料、礼品的分类保管以及展期内展台、会议室等地点的资料、礼品供应。 (III) 展台、摄影小组： ? 斟选展台设计方案及选择施工单位，为价格谈判提供专业技术指导。 ? 监管展台搭建施工。 ? 展览会期间的相关美工工作。 ? 展览会场以及其他重要场合的摄影、摄像。 (IV) 运输小组： ? 负责所有展览设备、资料、礼品等的运输。 ? 负责与展览有关的报送、清关以及保险等事项。 ? 保证开展前将展品运抵展馆，展后将剩余物品运返公司。 （6）会务工作组： 负责参展人员的财务、交通、食宿、药品提供及组织大型招待会。 ? 编写礼仪方面的培训材料并对全体参展人员进行培训。 ? 统一定制参展人员的服装。 ? 负责所有有关展览的财务管理（含现金管理及报帐、补贴发放等）。 ? 交通及住宿的安排（包含往返机、车票的预定及住宿点的预定）。 ? 负责对外联络及外事手续。 ? 负责集体就餐时的订餐工作。 ? 车辆租用、安排通信工具。 ? 负责礼仪小姐及会客室的管理(客人接待、名片收集、重要客人导引、茶水供应)。 ? 负责提供公司参展人员名单、住房、电话号码表。 ? 负责提供常用的药品。 四、参展方案的决策 所参加的展览通常为大型综合性电信展及有影响的专业电信展。 1、《公司年度参展计划》的制定 （1）展览部在上年底提供下年度展览信息，由市场总部、产品部、营销工程部、海外市场部集体讨论，进行参展决策（决策参加哪些展览会）。 （2）在上述步骤完成后由市场宣传部负责人在本年底签发公布《公司年度参展计划》。 2、每项参展方案的决策 （1）参展方案决策 对于每项具体的展览，展览部完成前期工作(预定展位、预付款等)后，拿出参展方案规范的初稿，并召集相关部门讨论