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浅议应用计算机管理会计档案重要性 　　摘要：原有的会计档案管理方式已经不能满足现状，采用计算机管理纸质会计资料和电算化数字资料，可以大大提高学校会计资料管理的水平，并为今后提供快捷、方便的利用服务，是学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。 关键词：财务档案管理现状；会计档案的特点；计算机管理会计档案 Abstract: Original accounting records management can no longer satisfied with the status quo, using paper computer management accounting information and computerized digital data, can greatly improve the level of the school accounting data management, and for the future to provide fast, convenient use of services, an important part of the schools computerized accounting applications, is also an integral part of the school financial records management main content. Keywords: financial records management status quo; characteristics of the accounting files; computer management accounting files 中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2012） 学校会计工作从手工记账改为采用会计电算化记账已经10年有余，“办公无纸化”的口号也已经喊了很多年，但在实际会计工作中，因为会计档案的特殊性，纸质资料并没有比手工记账时代减少，特别是近些年，学校会计业务逐渐多样化业务量也随着教育事业的蓬勃发展，成几何形增长，加之教育系统采用国库集中支付后，连年支付政策和记账科目的不断变化，会计档案有逐年增多的趋势，除了传统意识上的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料外，更新的“新型”会计档案不断出现。原有的会计档案管理方式已经不能满足现状，采用计算机管理纸质会计资料和电算化数字资料，可以大大提高学校会计资料管理的水平，并为今后提供快捷、方便的利用服务，是学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。 1. 目前学校财务档案管理现状 1.1 储存环境欠妥 早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、账簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。 1.2 早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。 1.3 老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。 1.4 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步，会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，学校基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计室记账电脑中，即便是定期向上级主管部门移交，也只移交纸质会计档案。 1.5 学校实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，学校记账电脑中的数据连年累计增多，日常缺乏对记账电脑的维护和更新，记账电脑运行速度逐渐变慢的情况普遍，一旦记账电脑出现病毒入侵，或灾害性事件发生，硬盘中多年的会计数字资料难以恢复，破坏了会计资料的连贯性，也给以后的查阅工作带来麻烦。 1.6 现有财务人员缺乏专业档案管理知识，会计档案是会计核算的产物，