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只要努力 同样精彩 行政制度培训 主讲：严霞 只要努力 同样精彩 行政制度培训 主讲：严霞 部门/代码 部门/代码 部门/代码 人资行政部 人事SJ-HR 运营部 SJ-YY 商品部DJ-SP 采购DJ-CG 行政SJ-XZ 财务部 SJ-CW 物流DJ-WL 一、文件类别： 1、为易于识别，公司各类文件以代码标示：A代表规章制度类，B代表表单类，C代表流程类，D代表合同（协议）类，E代表通告（知）类，F代表内部作业文件类。 二、各部门代码： 三、文件编号： 1.文件编码管理 一、签发权限 1、以部门名义行文者，应由部门分管领导签发。 2、以公司名义行文者，应由拟稿部门经理审核，常务副总经理批准签发。 3、公司重要人事行政文件，应由部门经理审核，常务副总经理批准签发。 二、文件管理 1、各部门由专人负责文书的处理管理工作，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。 2、严禁将秘密文件带往公共场所或家中。 3、文件传递过程中，必须办理登记、签收等手续，以防遗漏。 2.公文管理 一、工作计划编制要求 1、周计划 1）工作计划完成情况须详细描述，能量化到数据与结果须量化； 2）周计划工作如有增补，可将新增补的工作内容填至“增补工作”栏中； 3）工作计划须注明每项工作约耗时长，并自行统计周工作计划达成率和总耗时； 2、月/季计划 1）月/季计划能以数据体现的须以数据体现，并对数据结果进行分析；不能以数据体现的，必须详细描述结果情况； 2）针对工作计划未完成情况须进行分析，查找原因，并拟订改进措施和完成时间、责任人； 3）“工作中存在的问题和困难”须提出自己的解决思路和方法； 4）“行动计划”是针对工作计划，预计采取的行动方案； 5）“突出成效”和“不足案例”必须每月/季对部门好和不好的工作行为进行总结，表现好的予以表扬，表现不好的予以指正。 3.工作计划管理 6）工作计划报表各栏中不允许出现空格现象，报表填制完毕须检查一遍，避免出现错字，漏字现象发生，月报中不允许出现模糊字眼如“也许、大概、可能”等。 二、工作计划提交时间及审核 1、周计划于每周六下午18：00提交，月度计划于每月末最后一天18：00前提交，季度计划于每季度末最后一天18：00前提交，遇节假日顺延。 2、人资行政部对各部门提交的总结、计划进行初审，对未按规定格式编写的或内容不完善、目标不清晰、无时间进度、责任人的,予以退回重写。 3、上级认为计划内容需要调整修正的，应及时与下级沟通，达成共识。 4、工作计划一经确认作为各部门员工当月工作绩效指标，部门主管应当向本部门所有员工通报当月部门工作计划安排，部门各项工作均应当按照计划有序执行。 三、工作计划考评 1、超过报送时间提交工作计划的，予以行政处罚10元/次乐捐。 2、提交的工作计划出现空格现象的，予以行政处罚10元/次乐捐。 3、周工作计划达成率的平均数，作为当月工作计划完成率和执行力，在月度绩效考核中，按照相应考评标准给予评价计分。 3.工作计划管理 1、与会人员应严格遵守会议时间，会议期间与会人员必须讲普通话，不讲方言。 2、会议开始时主持人（召集部门）就会议议题作简洁说明。 3、发言者应控制时间；发言内容不能偏离会议主题；发言的内容应朝着结论推进。 4、与会人员不可打断他人的发言，不可中途离席。 5、在必须延长会议时间时应先取得与会人员的同意。 6、会议结束前应整理出会议结论交全体人员表决。 7、会议中应把通讯设备关闭或调至振动状态。 8、参会人员应维护会议室整洁，不得在会议室吸烟、乱扔杂物、随地吐痰或乱摆放桌椅，未经同意不得随意触摸、使用投影仪等设备。 9、会议完毕后，会议召集部门应与会议承办部门一同清点、检查会议室内设备及环境卫生，如发现环境卫生问题，会议召集部门应及时通知人资行政部清理；如设备损坏或丢失等问题应立即报人资行政部，由会议召集部门承担责任。 10、如遇特殊原因不能准时参会，应提前向会议召集部门请假，并委派部门相关人员列席会议。 11、与会人员必需自带记录本，会议期间不得做与会议无关的工作或事情。 4.会议管理 一、秘密界定：指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。 二、保密范围 1、公司重大决策中的秘密事项。 2、公司生产经营、发展战略中的秘密事项。 3、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。 4、公司尚未进入市场或尚未公开的各类信息。 5、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录。 6、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。 7、公司人事档案、工资、劳务收入及资料。 8、公司广告企划、营销企划方案。 9、公司客户及其网络的有关资料。 5.保密管理 三、保密措施 1、常务副总经理负责公司全面保密工