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Excel在新型照片档案整理中应用 　　摘要：office 广泛应用于日常的工作当中，本文利用excel中内置的vlook以及其他函数，编制五个主要公式，解决案卷标签、照片清单及目录的批量制作和打印问题，避免档案管理人员重复繁杂的手工劳动，提高了效率，减少了出错的可能性，同时提高了档案的信息化管理水平。 关键词：Excel公式；照片档案标签；目录 Abstract: office is widely used in daily work, this paper USES excel’s built-in vlook and other functions, five main formula, to solve the files list of tags, photo and catalog of batch production and printing problems, and to avoid repeating multifarious archives management personnel manual labor, improve the efficiency, reduce the possibility of error, improve the level of the archives information management at the same time. Key words: Excel formula; Photo archives tags; directory 中图分类号：TP317.3文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013) 问题 照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案，它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。 为了便于利用及保管照片档案，一般也要求冲印，只是在保管照片档案过程中，新型的电子载体代替了传统照片档案的底片部分。 在海洋科技档案中，样品照片会作为一个重要的记录归档。大型的海洋科技活动中的每一个区块、一个子任务的同一类照片就往往有数百张甚至数千张，这些照片在归档时，需要制作照片标签、照片目录、统计照片清单，如何快速准确的制作上述标识成为众多海洋科技档案管理者心中的噩梦，对此，笔者尝试使用excel的模板及公式，实现了照片档案标签目录的统一制作，既不易出错、又简化了操作，提高效率工作效率，特别适合一些没有管理软件的档案馆（室）使用。 步骤 Excel是目前人们最常用的office软件之一，无论是Microsoft Office还是Wps等Office软件中的Excel，均是一个功能强大、技术先进、使用方便的表格式数据综合管理系统，提供了强大的数据处理、统计分析功能。 准备工作 巧妇难为无米之炊，要批量、规范、准确的生成照片标签、照片目录、统计照片清单，首先应将该些信息尽量全面、准确的输入到excel表格中，每一条对应一条照片信息，信息项可包括标签及目录可用到到的如：照片号、照片名称、拍摄时间、拍摄者、事由、拍摄地点、人物、背景等。该sheet表作为我们所有标签、目录生成的起点，我们将之命名为”数据源”表。 其次，新建一个sheet表，命名为标签表，按照照片档案盒中的标签样式的大小，制作模板，以布满一页为准，通常一个档案盒中可以放40张照片，我们就建议设置40个标签布满两页作为1次打印，方便计算。 图1 照片标签样式 另外建两张sheet表，分别以照片清单和照片目录命名，按照要求的格式设置照片清单和照片目录的模板，其中照片清单每条对应一张照片，照片目录每条目录对应一件照片（对于反映同一事件的一组照片为一件）。一般设置以20条照片信息为一页，设置两页，以正好满足一盒照片档案盒40张照片的要求。 图2 照片目录及照片清单样式 制作光盘标签 将录制好的照片信息通过格式按需、自动、规范的转录到设置好的格式中，此时使用excel中的VLOOK工具，相当方便，公式示例如下： IF(VLOOKUP(1, 数据源!B:I,2)=0,”“,VLOOKUP(1, 数据源!B:I,2)) 公式1 照片标签中的VLOOK函数 VLOOK函数是Excel中实现信息自动引用的最快速的方法之一，但其参数特性比较难以掌握，使用不当，会导致其结果错误。 上句函数中的VLOOKUP（1，数据源!B:I,2）中的1