浅议高校档案信息资源开发利用.doc

浅议高校档案信息资源开发利用 　　摘 要：本文针对高校档案信息资源开发利用的存在的问题，建立健全高校档案信息化建设。文章着重介绍了高校档案信息资源开发利用的问题和方法 关键词：高校档案；信息资源；利用；开发建设 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 10-0209-01 档案是人类活动的真实记录，也是重要的国家社会信息资源。认真做好高校档案信息资源开发利用工作，是档案工作的出发点和根本目的。高校档案工作的信息资源开发利用是一项长期的工作，需要各级档案部门和社会各方面的共同关注和重视。在档案信息资源开发利用过程中，利用者提出的信息检索需求越来越高，不在满足于对相关信息或数据的获取，而更要求获取有深度信息内容或查询问题做全面解答. 一、高校档案信息资源开发利用中存在的问题 （一）高校档案人员素质参差不齐专业水平不高 长期以来，高校档案部门不断加大对档案人员的培养，通过上岗培训等方法有效地稳定了人才队伍的整体专业水平，提高了档案人员的专业技术水平和综合素质，但由于档案人员变动比较频繁，教育培训对象始终处于变化中，作用效果失去了连续性。许多档案部门缺乏专业的人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，给档案工作带来了一些问题。 （二）高校领导对档案信息资源开发重视不够 高校有些领导及教职工在思想上对学校档案工作重视不够，档案管理的规章制度不完善，档案人员多为身兼数职，在管理方式上仍重复着传统立卷、鉴定、归档、整理和保管。仅满足于档案不丢失、不损坏，利用现代信息技术太少，你来我查，被动服务，这样不利于档案信息资源开发利用，有的高校档案管理制度松散、各自为政、管理制度混乱。 （三）高校档案信息资源开发建设不完善 高校档案信息资源建设是档案信息开发利用的关键所在，现在，许多高校在档案信息资源开发建设方面做的不好，没有很好的学习和宣传《普通高等学校档案管理办法》、《档案法》，有的高校管理制度不健全，也没有建立健全高校档案数据库系统，更谈不上完整地把教学、磁带、照片、录像带等完整的保存下来，给今后档案的完整性带来了很大的缺失。这些宝贵的信息资源是今后再也收集不到的，给学校各时期档案的完整性造成不可弥补的遗憾。 二、高校档案信息资源开发利用的方法 （一）加强高校档案的信息收集整理工作 高校档案产生于学校形成发展变化的全过程，贯穿于学校教育、教学工作及其组织管理的各个方面，学校档案真实地记述和反映了学校的教学管理和运行的发展轨迹。是学校重要的信息资源，是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据。搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础，也是直接反映高校工作实绩的有力证明。在收集学校档案时，应有对学校自身形象和价值观建设的敏感性，应注意收集学校办学特色的纸质及其它介质的材料，档案工作人员要深入各部门，对学校兼职档案人员做出要求，学校重大活动学校档案室人员及各部门兼职档案人员要参与其中，如：党代会、职代会、教学研讨会、精品课大赛、青年教师各类比赛等活动第一手材料收集齐全，这对于研究开发档案信息资源有着重大的意义。档案人员要有为教科研主动服务的意识，要深层次开发学校档案的信息资源，变被动服务为主动上门服务，为学校教科研提供有价值的信息资源。 （二）建立建全高校档案信息资源开发利用机制 要建立数据更新机制。高校档案信息随着高校教学、科研、管理等活动的不断进行而不断变化，及时更新数据库最大限度地满足用户对档案信息的准确性和及时性的要求。 要对高校档案数据有共享机制。高校的组成部门较多，档案信息来源广泛，涉及到各方面，为避免各部门信息封锁，实现信息互通共享，需建立日常的信息交换机制。 （三）高校档案日常应用机制。高校的档案管理人员要树立对高校档案信息资源的利用意识，在日常管理工作中要注重档案信息的利用，档案人员要开发信息资源，通过有效途径及时传递到有关部门。为高校档案管理人员解决难题提供信息资源的支持。实现高校档案信息资源开发的利用。 三、加强高校档案人员的素质培养 在现阶段档案信息数字化的过程中，迫切需要现代化的综合性的人才，他不仅要具备较高的专业水平，而且要精通现代网络技术。那些从事传统纸质的档案工作者有不少专业领域水准较高，可惜没能及时补上档案网络技术这一课。他们的管理理念和工作方式已渐落后于时代的要求。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时代发展的要求。 档案人员更应具备良好的思想政治素质，树立正确的人生观，价值观。档案工作是一项政治性很强的工作，档案人员的素质直接关系到档案工作的发展水平，档案人员不仅要自觉遵守以爱岗敬业、诚实守信、服务师生，