《劳动保障年审手册》电子表格操作.doc

《劳动保障年审手册》电子表格操作说明 一、格式文件 《劳动保障年审手册》电子表格的格式文件是一个Excel的模板文件，名称为： 劳动保障年审手册格式文件.xlt 为说明方便，以下简称“格式文件”。各用人单位可以从省厅信息中心领取格式文件的软盘，或直接从我厅的网站上下载格式文件。 二、打开表格 首次使用时，可以在“我的电脑”打开A盘，双击格式文件，可以进入Excel的工作界面，并出现下面的提示框： 这是由于我们在设计表格的时候增加了一些自动检测数据平衡关系的宏命令造成的，因此，必须要注意选择第二个按钮“启用宏”，以便填表完成并保存时，系统会自动进行校验，并对错误进行提示；如果选择“取消宏”，则系统不进行数据校验，要求填表人根据工作表下方的说明进行检查核准。 特别注意：以上界面是以Win 2000为例，在Win98有不同的提示界面，可同样操作，但在Win Xp由于安全级别问题，宏命令被禁止，即Xp的用户不能使用我们提供的数据检查命令，但不影响填表的数据。 三、转换工作表 如上图所示，进入年审电子报表Excel工作界面，内含9个工作表，分别对应年审手册（印刷版）中的所有内容，包括：封面、《单位基本信息》、《表一：单位用工情况》、《表二：劳动合同情况》、《表三：工作时间和休假情况》、《表四：工资支付情况》、《表五：社会保险情况》和其他申报信息（包括《表六：社会力量办学情况》、《表七：社会职业介绍情况》和《表八：持证上岗情况》），以及《表九：年审情况记录》。 你可以在窗口底部的工作表标签栏直接点取各个工作表，以便在不同的工作表中录入数据，也可以点击左边的方向按钮查看后面的工作表。 特别注意：请在《封面》中填写申报人及申报人电话。如下图： 四、输入数据 用鼠标或键盘，激活需要录入数据的单元格，即可以按照工作表下方的说明输入文本、数字和时间。如下图 注意： （1）《单位基本信息表》要求在所有下划线为黑实线的位置录入资料，不要在虚线框内填，否则系统无法识辨，《封面》和《年审情况记录》不需填写，其余各表根据对应表栏填写。 （2）日期输入统一格式为：年月日(YYYYMMDD)，如1999年8月20号输入1月2日输入为0102。 （3）不要改动原来的文本内容，也不要改动单元格的大小，以免影响打印的效果，尤其不能改变单元格的位置，否则，会造成数据无法通过检验。 （4）如果单元格的宽度不够输入，在屏幕上显示不下时，不会影响申报效果，但为了显示和打印效果更好，你可以适当缩小字体。 五、保存报表 选择“文件”菜单中的“保存”命令或者单击“常用工具栏”的“保存”按钮，以便将输入的内容保存到磁盘中。 首次保存时，会出现一个“另存为”的对话框，选好文件夹，并将文件名改为2002年xxxx（本单位社保代码）劳动保障年审手册.xls，如下图所示。 注意： 如果在打开表格时选择了“启用宏”，则在每次保存后，系统都会自动校验数据的合理性和平衡关系，并按照填表顺序弹出一个或多个错误提示信息的小窗口。如下图所示： 全部按“确定”按钮返回工作表后，可以看到错误的表栏数据变成红色字体明显标出，以便于您针对错误的表栏项进行更正。 六、打印报表 如果存盘时没有任何错误信息弹出，说明数据表已基本符合要求，你可以选择文件中的“打印”命令，打开“打印对话框” 选择“整个工作簿”可以打印全套报表，如果想选定打印页，可以在打印范围输入打印页号。 注意：统一采用A4打印纸，将手册打印完成并盖章后，与申报数据软盘一起报省劳动保障厅劳动监察处进行年审。 广东省劳动保障信息中心 二〇〇六年二月二十二日 联系电话83332814 第 6 页 共 6 页