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文书档案管理办公自动化应用 　　【摘要】毫无疑义，文书档案既能客观、真实地反映单位各项工作的成果和过程，又能为现实工作提供十分有效地指导和参照，还能为各项事业健康、有序、长久发展提供一定的参考依据。本文充分考虑到文书档案管理的办公自动化应用的实践状况，对应用办公自动化的文书档案管理的优点进行较为深入的探讨之后，进一步指出了应用办公自动化的文书档案管理存在的一系列问题和困惑，接着，提出了两点十分有效地应对方法，希望能够实现文书档案管理的办公自动化应用研究的预期效果，希望能够对文书档案管理办公自动化应用的实践工作发挥十分重要的指导和参考作用。 【关键词】文书档案 办公自动化 应用 一、引言 对于档案工作来说，文书档案是其十分重要的构成部分。毫无疑问，文书档案既能客观、真实地反映相关方面的成果和过程，准确记录单位各项工作，又能为现实工作提供十分有效地指导和参照。相关方面包括：研究开发、领导决策、处理问题和基本建设等等。换句话说，文书档案能够为考证历史提供一个交流和沟通的平台，能够为各项事业健康、有序、长久发展提供一定的参考依据。随着当前我国各项事业的不断深化改革和发展，如何大幅度提升文书档案管理水平，引起了有关方面的广泛热议和讨论。 二、应用办公自动化的文书档案管理的优点 办公效率得以极大提高。对于科学、合理地运用办公自动化来说，较强的计算机信息处理能力是其最为主要的优势之一。在实践中，我们不难发现，相当一部分工作人员对文书档案管理的认识具有一定的片面性。这些工作人员一味追求和注重手工操作，既要确保全面、系统地收集资料，最大限度地减少漏抄、漏写的情况，又要对相关方面资料进行准确无误的统计、分类、整理，结果往往得不偿失。换句话说，工作人员仅仅凭借手工操作，处理、整理和调整相关方面资料颇为费劲，吃力不讨好。正因为如此，计算机软件的广泛应用，具有一定的必要性和实践性。不容置疑，计算机软件的充分运用，有利于进一步确保文件资料的相关环节越来越便捷、高效、有序，有利于最大限度地降低人工成本，有利于大幅度提升工作人员的办事效率。这些环节包括：收集、查阅、储存、统计和分类等等。另外，电子文件保存的稳定性，不容忽视。 文件和文字信息的共享和交流。在传统的手工操作过程中，我们应该清楚地看到，文件柜里面闲置着大量信息，工作人员查找所需文件具有一定的难度，费时费力。一般来说，传统的手工操作过程中出现一系列负面现象的主要原因在于：文件和文字信息无法真正实现共享和交流。从某种程度上说，管理档案自从科学、合理地运用计算机技术之后，档案的体系管理逐渐替代了单途径管理。换句话说，计算机技术被用于管理档案之后，档案的目录和内容合并管理逐渐替代了档案的目录管理。不可否认的是，网络和计算机技术的迅猛发展，促使载体和档案信息进一步分离，具有划时代、十分深远的意义。实践表明，网络和计算机技术的广泛应用，有利于最大限度地提升档案利用工作的效率和质量，有利于更好的查找和存储相应的信息资源，有利于进一步确保较高的查准率和查全率。 三、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题 电子文件保密性受限制。与以往的文书档案管理相比，一旦处于办公自动化背景下，我们无法根据独特的字迹较好地辨析和识别档案文件。在日常生活中，人们充分考虑到实际需求，运用不一样的字体和字号输出相应的电子文件。正因为如此，绝大部分人不能仅仅凭借独特的字迹达到辨析和识别档案文件的目的。除此之外，绝大多数人无法按照印章或者字迹，进一步识别和判断电子文件到底是不是原件的主要原因在于：既没办法对电子文件盖印，又没办法对电子文件签名。不可否认的是，电子文件保密性受到了一定程度的限制和制约，有待我们进一步探讨解决方法和对策。 对档案综合管理人员要求高。随着网络和科学技术的日新月异，在当前的办公自动化背景之下，文书档案管理对档案综合管理人员的要求越来越严格。在实践中，我们应该清楚地看到，相当一部分管理人员无法胜任较为合理地对电子文件进行归档的工作，无法担当电子档案管理重任的主要原因在于：这些管理人员的知识储备比较狭窄，目光仅仅局限于传统的纸质档案管理方法、原则、技术和理论等等。另外，这部分管理人员如果只是掌握和了解网络通信技术和计算机技术，不具备其他方面的基本知识和理论，必然无法担当大任。由此可见，只有不断努力培养现代化高素质管理人员，才能进一步达到文书档案管理办公自动化的目标。更进一步说，档案综合管理人员既要最大限度地扩充自己的知识面和视野，不断学习和掌握较为先进的管理方面的理论知识，又要大幅度提升计算机操作水平，掌握和运用相应的网络通讯技术。 四、应对方法 在对应用办公自动化的文书档案管理存在的问题进行较为深入的探讨和阐述之后，接下来，我们提出了两点十分有效地应对方