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浅议档案管理信息化建设 　　摘 要：所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。这样的转变要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储、提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。 关键词：档案管理；档案信息化 中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 14-0000-01 档案信息化建设是一项长期全面而又具体的工作，是运用多学科知识和专业配合，多个部门之间相互协调以及多个环节相配套的复杂系统。档案信息化建设由布局走向整体，通过与电子政务建设的紧密结合，成为国家信息化战略的重要组成部分。因此，要加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，从各方面加强档案事业的信息化建设。 一、档案信息化建设的现状 （一）社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不统一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息化的进程。 （二）档案管理工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某一个系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。 （三）档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类办法及有关规定已不能完全适应。 （四）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，更谈不上档案信息电子化了。 二、档案信息化建设的意义 （一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力。在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按”卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 （二）加强电子档案管理，有利于提高服务质量。档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。 （三）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。 三、档案信息化建设措施 （一）建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。 （二）规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且