行政管理学 第七讲 办公室及后勤管理.ppt

2006年8月 第七讲 行政管理学 办公室与后勤管理 高淑贤 知识网络图 办公室管理体现的是行政流程的综合性管理，具有较强的协调性、中枢性和业务性。 后勤管理体现的是行政组织的物质性资源供给与配置管理，具有较强的保障性、服务性和社会性。 办公室管理与后勤管理不仅是行政管理的必要构成，而且直接反映行政效能的高低与行政成本的大小，在行政管理现代化建设中具有特殊作用 1．公文处理。 2．会议工作。 3．信息处理。 4．机关事务管理。 5．印章管理。 包括印章的刻制、 颁发、保管、使用 和销缴等。 6．文书档案工作。 7．信访工作。 8．机要保密工作。 文电保密、 会议保密、 印信保密、 通信保密、 各类情况保密、 高层领导活动保密 等内容。 9．公关工作。包括处理与外单位或群众的关系、联系工作。 这是办公室的一项重要工作，也是办公室工作人员充当领导参谋助手的首要任务。 1．信息准备。 2．提供方案。 3．承担决策事务。 4．协助实施和检查。 综合办公系统、 办公室服务站、 文字处理中心； 大中小型电视会议系统、 图像传真会议室、 电传系统、 内线电话号码检索系统、 电子归档与检查系统； 数字及数据交换机、终端机、个人电脑、文件处理机、传真机、缩微照像， 以及大楼管理系统等。 ◇字／文件处理功能、 ◇图形／图像处理功能、 ◇声音处理功能、 ◇信息查询功能、 ◇网络通信功能、 ◇决策支持功能 ◇行政管理功能等。 1．人员素质。 2．管理手段。所谓技术性手段主要指对计算机技术和通信技术的方法、措施的采用。若缺少技术性手段，办公室管理难以起到对行政机关的协调、保障和支持的作用。 3．管理媒介。办公自动化极大提高了工作效率，也改变和增加了管理媒介。 行政机关的后勤管理(也称机关事务管理)，是指机关内部为保证本机关工作顺利进行，对包括物资、财务、环境、生活以及各种服务项目在内的事务工作的管理。 1、简要说明办公室管理的主要任务。 2、机关查办、信访、接待、保密、印章管理的主要内容和要求是什么？ 3、如何实现办公室管理的科学化和现代化？ 4、会议的种类有哪些？会议的管理原则是什么？ 5、你认为后勤体制应该如何改革？ 第七讲 行政管理学 办公室与后勤管理 于刚强 * 从整体情况看， 我国的办公自动 化主要还处于信 息处理电脑化、 通信设备电子化、 公文处理和打字 印刷电脑化阶段。 后勤管理是行政管理的重要一环，是为机关各部门以及领导者与公务人员提供工作、生活条件，并保障各项行政活动正常进行的物质基础。 办公室有服务、辅助、执行、管理等特征外，还有 (一)政治性 各级行政领导机关，在其职能范围内，都掌握一定的政策，具有相应的领导和指挥的权力。是各级行政机关贯彻、执行党和国家政策法令的重要部门。 (二)综合性 它要协助领导者协调其他各个职能部门的工作，办理涉及全局的任务或事务，并且协助领导者对各职能部门的工作进行监督和检查。任何一个机关，上下左右，关系错综复杂，工作千头万绪，而且互相影响，互相制约，一环紧扣一环。一个环节出了问题，就可能产生连锁反应，甚至导致恶性循环，引起混乱，影响全局。 (一)日常性工作 1．公文处理。 2．会议工作。 3．信息处理。 4．机关事务管理。 5．印章管理。包括印章的刻制、颁发、保管、使用和销缴等。 6．文书档案工作。 7．信访工作。 8．机要保密工作。文电保密、会议保密、印信保密、通信保密、各类情况保密、高层领导活动保密等内容。 9．公关工作。包括处理与外单位或群众的关系、联系工作。 办公室的综合协调工作，内容和形式多种多样。从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分；从总体上看，则有内外或上下左右协调之别。在此涉及的主要是工作任务、管理事务和领导关系的协调。就其特点而论，前者主要是工作组织性质的，而后两者往往表现为关系的调整、疏通以及信息的交流、沟通。 1．工作任务的协调。 2．管理事务的协调。 3．领导关系的协调。 (一)规范化 规范，在办公室管理中是指人们对工作所制定的原则和标准。办公室管理的规范化，就是要求办公室工作按制定的原则、标准去做。目前，办公室管理的规范化首先要做好下面几项工作。 1．公文撰写规范化。要严格遵守国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》，以提高公文质量。 2．公文处理规范化。公文的签收、登记、