会议组织工作安排细则 注意事项.pptVIP

如何高质量完成会议组织工作 海南 张伟 （一）接到任务后 1、成立会议筹备小组，做好会务分工，限定时间完成。 （1）谁负责会议总指挥； （2）谁负责会议总协调； （3）谁负责酒店选择、确认、酒店使用细节沟通； （4）谁负责会议接待及会场布置； （5）谁负责会议资料； （6）谁负责会议食宿安排； （7）谁负责会议费用控制； （8）谁负责车辆协调； （9）谁负责摄影、摄像、音响、电脑、投影等。 成员分工： 总指挥负责事项： 1、做好会议方案及费用预算（一般会议提前两周，重要会议提前一个月以上）； 2、确定筹备组成员，并对筹备组成员实施分工； 3、前半个月每周召集筹备组成员开会跟踪各组进展情况，临近会议前一周，每天跟踪各组进展，临近会议前两天，随时跟踪各组进展； 4、对突发事件快速做出反应与决策。 成员分工： 总协调负责事项： 1、根据筹备组分工情况及时间要求，按总指挥要求跟踪各组进展，确保各组所负责事项按时、保质完成； 2、协调酒店、机场、车辆、接待、会场、食宿之间相互关联事项，确保相互协调，相互配合，避免漏洞； 3、会议期间每晚召集会务组成员碰头，总结当天事项、督办第二天工作。 4、协调处理突发事件。 成员分工： 会议接待负责人： 1、酒店预订，房间数及类型确定，提前拿出房卡，过程协调房间数变化情况； 2、确定客人人数、制作签到表（客人姓名、性别、单位、职务