企业内部管理体系设计精要.doc

企业内部管理体系设计精要 2003.3 　　通常情况下，企业内部管理体系是一个庞大而复杂的系统工程，从组织结构设计开始，到权责与职能的分配，人、才、物多种信息流的管理，各种规章制度与规范，各种工作与管理流程，大量的工作表格与记录……。其中，非常重要，非常关键，也非常难做的就是要解决工作职能职责在部门和岗位之间的分配与协作，这是企业进行内部管理的基础，直接影响其它各项具体工作。抓住这个重点，我把企业内部管理体系的建设简化成了以下几个工作步骤，同时也总结了几个简便而实用的工具，希望对朋友们有所帮助。 　　这几个步骤是： 　　1．根据公司战略及组织目标设计基本职能和工作部门；　　2．确定各部门需要承担的各项职能及其工作与协作关系，将基本职能落实到部门，编制部门职能分配表。 　　3．确定实现每项职所需要做的具体工作事项及其工作与协作关系，将各项工作落实到人，编制岗位职责分配表。 　　4．为各项工作设计合理的工作流程，包括工作顺序、责任人、工作内容、输入输出数据等，让每项工作高效实施。 　　5．最后，为保证各项工作流程得以实施，需要制订相应的规章制度。　　至此，整个企业内部管理体系即告建成。最后，还需要建立合理的监督、控制和反馈机制，来保证整套体系的运行和优化。　 　　几个工具是： 　　一、部门职能分配表 部门 职能 职能分解（A：主要责任；B：参与；C：配合；D：协商） 办公室 部门1 部门2 部门3 部门4 办公室 秘书 A C C C 　 接待 A 　 　 　 　 档案 A B B B B …… A 　 　 　 　 部门1 　　 　 　 　 　 　 部门2 　 　 　 　 　 　 部门3 　 　 　 　 　 　 说明 A 主要责任部门： 表示该部门是该业务的主管部门，对该项工作负有主要责任，对该项工作的具体　　　　　　 执行有决定权。 B 参与部门： 表示该部门是该业务的直接关联部门，必须参与该项工作，负有参与责任，对该项工　　　　　　 作的具体执行有建议权。 C 配合部门： 表示该部门应配合该项工作，但并不参与该项业务的具体事务工作，仅需给予一定的　　　　　　 帮助和配合，提供支援。 D 协商部门： 表示该项工作将影响到该部门的工作和业务，应将工作结果告知该部门，该部门拥有　　　　　　 知晓权。 　　二、岗位职责分配表 　　与上表类似，只须将职能改为更为具体细致的工作事项、部门改为岗位即可。 　　三、内部管理平台总表 将企业全部工作职责及其相关的制度规范、工作流程、工作表格记录及其数据流量整合，即可形成企业简便、实用而高效的管理平台。 只有所有数据流向都是通的，都有发送和接收对象，有执行、产生、有需求、有监督。内部管理才是有效的，才不会出现断点、盲点。 下表是某公司的部分管理数据流向表。 某公司管理数据流向分析总表 部门 职责 应有制度规范 工作 流程 外部输入数据 部门内部产生 向外输出数据 输出对象 上报领导 记录及表格名称 性质 报表名称 性质 办公室（行政） 非正常考勤 考勤管理细则 非正常考勤工作流程 非正常考勤单 　 发生时 月考勤报表 月 人事 　 病假证明 加班登记（登记本） 必要时 月考勤分析 　 公司领导 加班申请单 外出登记（登记本） 发生时 年度考勤分析 年 　 公司领导 出差委派申请单 　 发生时 出差统计月报 月 财务 公司领导 办公用品采购与领用 办公用品采购与领用管理制度 办公用品采购及领用流程、 入库工作流程、 出库工作流程 办公用品申购计划 　 月 办公用品月使用计划 月 　 公司领导 物资采购申请单 　 必要时 　 　 　 　 　 采购合同（一次性） 　 采购合同 发生时 财务 　 送货清单、发票 入库单 发生时 送货清单、发票 　 物品领用申请单 出、入库单 发生时 出、入库单 　 　 办公用品领用登记（登记本） 发生时 办公用品采购领用月报 月 　 公司领导 　 办公用品台帐 发生时 　 …………. 办公室（人事） 招聘转正续聘离职 员工招聘转正续聘及离、辞职制度 新员工招聘流程 员工需求申请表 应聘员工资料表 发生时 　 　 　 　 应聘员工面试考核表 发生时 应聘员工面试考核表 发生时 用人部门 　 　 聘用通知单 发生时 聘用通知单 发生时 相关部门 　 　 试聘用员工协议书 发生时 　 　 　 　 员工转正、续聘流程 　 述职报告 发生时 　 　 　 　 员工离职流程 辞职报告 员工