保存即归档——适合电子公文生命周期规律的全程管理模式构想.pdfVIP

学术园地 = 息技术的发展给现代社会带来 成和使用单位对其归档 、移交就持可 I口 了全方位的变化 。在我 国的现 有可无的态度 ，后端 的档案工作 收集 代文件与档案管理过程 中，随着 电子 不到前端的电子公文 ，反 而要x-,t~到 保存即归档● 适合电子公文生命 政务发 展进程 的深化 和无纸 化办公 的纸质公文进行数字化 。在双套制管 的全面展开 ，电子公文 的数量急剧增 理体制 下档案工作将永远处在疲于 长 ，使用范 围迅猛扩展 。电子公文 以 奔命 的状态 ，即便如此 ，随着 电子公 数字化的、不 同于 以往纸质公文 的新 文数量的迅猛增长，归档工作会远远 的全程管理模式构想 形态出现 ，其形态 的变化冲击 了以往 落后于电子公文的生成速度 ，许多 电 传统的文档管理模式 。如何管理好 电 子公文无法及 时纳入 管理系统并提 子公文以保证其行政有效 I生、法律证 供利用。 据 f生和长期 可读 陛，是摆在全世界文 因Jtl：，在 电子公文大量 出现并 档管理者面前 的重要课题 。世界各 国 投入现实使用后 ，文档管理工作必须 x,l-~括 电子公文在 内的电子文件管 针对其生命周期规律和管理特 点从 理进行 了全面 的实践探 索并制定 了 全局性 、整体眭的角度对其管理模式 不同的保管策 略。在 电子文件尤其是 进 行根本性 的思考 。这种思考要涉及 电子公文管理方面 ，我 国目前确立 的 行政理念 的重塑 ，重视对管理模式的 是双套制 的管理策略 。所谓双套制 ， 价值追 问，要打破 以往文档分治的管 是指文件 归档后 电子文 件与纸 质文 理体制和框架 ，打破个别职能部 门的 件二者共存 ，也称为 “双套 归档 ”。其 狭 隘视野 ，不再拘泥于传统的某个细 中电子文件主要用于实现文件 的参 节或局部 ，而是对全部电子公文管理 ~r／Yr值 ，而纸质文件用于保证3c~~4-1E 活动进行系统分析和科学整合 ，将公 为档案 的凭证价值 。 文 “从生到死 ”、“从头到尾”的整个流 对于 电子公文管理来说 ，双套 转过程全面而又系统地管理起来 。 制是一种较温和 的过渡性管理手段 ， 笔者认 为 ，在当前 的电-y-政 务 同H,1也是一种 比较保守的管理策略 。 环境下 ，这种思考的结果是促使电子 以发展 的眼光来看 ，双套制绝非长久 公文 的管理 由传统 的 以职能为 中心 之计 ，因为它不符合电子文件的形成 的管理模式 向现代 的以流程为 中心