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浅议企业员工档案管理问题和对策 　　摘 要：企业员工档案记录着员工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和员工活动的真实记录，是档案管理工作的重要组成部分。本文分析了企业员工档案管理中存在的问题并提出了对策。 关键词：企业员工 档案管理 对策 企业员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是员工完整的历史记录。近年来，随着市场经济的逐步发展，人才市场的相继建立和人事制度改革的进一步深入，企业员工档案管理工作中管理混乱、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的员工身份无法核定、有关政策无法落实、员工退休手续无法办理等问题屡见不鲜。加强企业员工档案管理工作，优化企业人力资源管理配置，已成为当前企业亟待解决的问题。 一、企业员工档案管理的基本情况 1.企业员工档案的管理方式 以油田企业为例，按照员工身份实行组织、劳资部门分级管理是目前油田企业员工档案管理的普遍模式。 2.企业员工档案包括的内容 企业员工档案主要包括履历材料、自传材料、评定岗位技能鉴定考核考察材料、学历及培训材料、政审材料、入党入团材料 、奖励材料、处分材料、工资、劳动合同、调动转移材料、聘用审批表、复员退伍审批表、转业审批表、 退休（退职）审批表等。 二、当前企业员工档案工作存在的问题 1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应 企业员工档案由多个部门管理，职责分工交叉重叠，对员工档案管理要求不一致。大中型国有企业领导班子成员档案，由各级组织部或企业工委代管；部分企业中层以上员工的档案，由人才中心或档案馆代管；有的企业还是按计划经济时期的管理方式将企业员工档案分成干部、工人档案分别管理，干部按组织部门的要求进行分类管理，工人则按劳动部门的要求进行分类管理，员工在企业中岗位及身份界定不清，这种管理方式，有悖于企业依法实行的全员劳动合同制度，给企业的员工档案管理工作带来不便。 2.企业员工档案管理工作制度不完善 个别企业以追求利润为目的，存在档案意识淡薄的情况。企业领导把精力和资金主要投向生产经营和产品销售上，认为档案工作不重要，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在员工档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成。 3.企业员工档案管理不规范，利用率低 一是企业员工档案内容简单雷同，个人材料分散。企业员工档案材料只记录员工的姓名、年龄、性别等基本信息，这种简单的企业人事档案内容不仅不能为选人、用人提供参考，进而影响到人员的正常晋升与轮换，失去了真正意义上的参考价值。 二是档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已调离本单位，但其员工档案还未按规定转递到新单位；有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不作机要转递，这就容易造成档案丢失；还有的企业在人事档案转递过程中，不填写转递单，不经密封，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。 三是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前、把学历变高、把年龄变小等等。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。 四是建档、存档时间滞后影响档案管理的质量。由于管理模式的变更，致使员工档案的建档、补档、存档发生变化，特别是存档资料量的减少和时间的滞后，将会给员工档案内容鉴定和工作开展带来影响。 4.档案管理人员素质不高 档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。而目前企业的档案管理人员大多素质较低，文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要。有些人员责任心不强，造成企业员工档案材料的客观性、准确性、完整性差。由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料，致使有的档案错漏百出，给劳动保障部门办理员工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄与身份证不一致，前后出现多个参加工作时间，个人经历前后记录不完整等。 5.档案保管条件太差，影响了档案的安全 档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。 三、加强企业员工档案管理的对策 1.创新员工档案内容，严把进档材料质量 创新员工档案内容，就是要转换档案材料内容的重点，要收集、筛选、鉴定、整理员工的“德、能、勤、绩、廉”等方面的材料，从而达到“观其卷、知